مصاحبه شایستگی محور

0 دیدگاه

مصاحبه شایستگی محور

30 دقیقه برای مطالعه

یکی از انواع مصاحبه‌های ساختار یافته، مصاحبه شایستگی محور یا مصاحبه‌های رفتارمحور است، که قابلیت پیش بینی بالاتر عملکرد آتی متقاضی شغل را نسبت به مصاحبه‌های رایج داراست. مصاحبه های شایستگی محور نظام‌مند بوده و هر پرسشی شایستگی خاصی را هدف قرار می‌دهد. از کاندیداها پرسش‌هایی پرسیده می‌شود که مربوط به رفتارشان در شرایط خاصی است و ایشان باید با مثال‌های واقعی جواب دهند. مصاحبه کنندگان آنگاه با پرسیدن سؤالاتی در مورد توضیحات مشخص شده در مورد رفتار یا مهارت کاندیدا، عمیق تر می‌شوند. می‌توان گفت این نوع از مصاحبه شایستگی‌ها را با این نگاه که بهترین پیش بین رفتار یا عملکرد آینده افراد رفتار گذشته آنها است میسنجد و هر اندازه که یک رفتار یا عملکرد اخیرا مشاهده شده باشد، با احتمال زیادی تکرار می‌شود را ارزیابی می‌نماید. در این ابزار داوطلبان بر اساس عملکرد یا رفتارهای واقعی ارزیابی می‌شوند به جای اینکه عملکردهای بالقوه و ممکن آنها مورد ارزیابی قرار گیرد. در نتیجه، اطلاعات جمع شده از داوطلبان به طور معنی داری پیش بینی عملکرد فرد در آن موقعیت خواهد بود. در مصاحبه رفتاری، به جای اینکه از داوطلب بپرسند که آیا شما فلان شایستگی را دارید از او خواسته می‌شود مثالی از عملکرد گذشته خود در مواجهه با این شایستگی ارایه نماید. این مصاحبه بسیار متفاوت از سبک مصاحبه غیررسمی است. در مصاحبه غیررسمی فقط بر شخصیت داوطلب تمرکز می‌شود. اما در مصاحبه شایستگی محور نقاط قوت و ضعف یک داوطلب در شایستگی‌های اصلی برای ایفای شغل، مورد سوال قرار می‌گیرد. مصاحبه‌های شایستگی محور یک روش مصاحبه بسیار دقیق است. کمک می‌کند فردی را استخدام کنیم که مجموعه مهارت‌های او با نیازهای شغل مطابقت دارد. در واقع مصاحبه ابزاری کاربردی جهت شناسایی و ارزیابی شایستگی‌های مورد نیاز افراد در کانون‌های توسعه و استخدامی است در این روش مصاحبه گر و مصاحبه شونده رودر روی هم نشسته و مصاحبه گر با استفاده از تکنیک‌های موجود و تعریف شده مانند تکنیک STAR فرد را مورد ارزیابی قرارداده و میزان هر شایستگی را در آن مورد سنجش قرار میدهد.

بسیاری از سازمان‌ها و کارفرمایان از مصاحبه‌های مبتنی بر شایستگی برای تعیین اینکه آیا یک کارمند بالقوه دارای مهارت‌های خاص مربوط به یک موقعیت است یا خیر، استفاده می‌کنند. این امر به ویژه در مراحل اولیه مصاحبه رایج است و معمولاً با پرسیدن چندین سوال مبتنی بر شایستگی انجام می‌شود.

این ابزار به مصاحبه کنندگان در فرآیند توسعه، جذب و استخدام اجازه می‌دهد تا به سرعت تعیین کنند که افراد در یک موقعیت خاص چگونه رفتار می‌کنند و رفتارهایی که در سناریوهای مختلف نشان می‌دهند مطابق شایستگی‌های مورد نیاز آنها هست یا خیر.

یک مصاحبه مبتنی بر شایستگی خوب باید ساختار و اهداف دقیقاً مشخصی داشته باشد. شما اطلاعات زیادی از داوطلب شغلی می‌خواهید. باید بتوانید اطلاعاتی که به شما می‌دهند را به‌طور موثر حفظ کنید، مدیریت کنید و از آنها استفاده کنید. برای همین لازم است مصاحبه، ساختار داشته باشد.

مصاحبه تنها ابزاری است که میتوان در فرایند توسعه، جذب و استخدام کارکنان و مدیران به تنهایی از آن استفاده نمود اما دقت کنید استفاده از آن در کنار ابزار های دیگر مانند آزمون‌های روانشناختی و دیگر ابزارهای مورد استفاده در کانون ارزیابی قطعا موجب پایین آمدن ضریب خطا و بالا بردن ضریب اطمینان در ارزیابی‌ها و انتخاب افراد شایسته می‌گردد.

تدوین معیارهای شفاف انتخاب در اجرای مصاحبه شایستگی محور

قبل از اجرای مصاحبه شایستگی محور باید مهارت‌ها، دانش و ویژگی‌های رفتاری که برای تصدی آن نقش شغلی لازم است را شفاف کنید. یعنی مشخص کنید که برای موفقیت در آن نقش شغلی داوطلبان باید چه شایستگی‌هایی داشته باشند. چون در این صورت به معیارهایی می‌رسید که از طریق آن می‌توانید داوطلبان را منصفانه و هوشمندانه مقایسه و انتخاب کنید.

برای شفاف‌سازی شایستگی‌ها می‌توانید به سند شرح مشاغل سازمان خود مراجعه کنید. در این سند به‌وضوح نوشته‌شده است که کارکنان برای ایفای نقش شغلی نیاز به چه صلاحیت‌هایی دارند.

اگر سند شرح شغل سازمان به‌روز نیست، از متصدیان فعلی آن نقش شغلی، سوال بپرسید. در خصوص کاری که انجام می‌دهند با آنها صحبت کنید تا بتوانید به آخرین اطلاعات در مورد شایستگی‌های موردنیاز آن نقش برسید.

گاهی یک نقش شغلی جدید است و سند شرح شغلی برای آن وجود ندارد. در این مواقع باید به مسئولیت‌های این نقش شغلی فکر کنید. سپس مشخص کنید برای اینکه کارکنان از پس این مسئولیت‌ها برآیند نیاز به چه شایستگی هایی دارند. حتی می‌توانید با کارکنانی که کاری مشابه با این نقش شغلی جدید انجام می‌دهند مشورت کنید. از این طریق می‌توانید معیارهای پیشرفت در آن شغل را استخراج و تدوین کنید.

کاربرد مصاحبه شایستگی محور

تحقیقات نشان داده است که تکنیک‌های معمولی مصاحبه هرساله منجر به استخدام‌های ناموفق زیادی می‌شود. هزینه هر استخدام ناموفق برای یک موقعیت شغلی معادل یک پنجم حقوق همان موقعیت است. استخدام اشتباه یک داوطلب باعث می‌شود که کار به‌صورت استاندارد و اصولی پیش نرود، از زمان استفاده بهینه نشود، سطح عملکرد تیم کاهش یابد، هزینه‌های آموزش و توسعه نیروی ناکارآمد افزایش یابد و…

درحالی‌که اجرای مصاحبه شایستگی محور با تمرکز بر شایستگی های داوطلب در موقعیت‌های واقعی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا دچار ناکارآمدی در ار تقاء یا استخدام نشوند. زیرا با این نوع مصاحبه می‌توان مشخص کرد که آیا یک داوطلب مهارت، دانش و ویژگی‌های شخصی لازم برای انجام یک نقش خاص را دارد یا نه. معیارهای دقیق انتخاب و فرآیند شفاف و مبتنی بر شواهد این نوع مصاحبه باعث سنجش عادلانه و منصفانه همه داوطلبان و جذب بهترین استعدادها به سازمان می‌شود. خلاصه آنکه اجرای مصاحبه شایستگی محور می‌تواند در کمک به سازمان‌ها برای ارتقای شفافیت فرآیند استخدام، کاهش هزینه خروج کارکنان و افزایش رضایت شغلی مفید و مؤثر باشد.

مدل ها و تکنیک های مصاحبه شایستگی محور

درحالی‌که متقاضیان معمولاً علاقه دارند از افعال حال و آینده مانند «من معمولاً سعی می‌کنم …»، «من اگر تصدی این شغل را بر عهده گیرم …» و… استفاده کنند. اما در مصاحبه شایستگی محور زمان افعال باید گذشته باشد و به موقعیت‌های واقعی از تجربیات متقاضی اشاره کند. بنابراین پرسش‌های مطرح‌شده باید گویا و مشخص باشد تا متقاضیان در مورد تجربیات واقعی خود سخن بگویند.

نکته بعد این است که زمان رویداد یا واقعه را جویا شوید. می‌توانید در همان بخش اول از متقاضی بپرسید«چه زمانی این موقعیت اتفاق افتاد؟»،«موقعیتی که اشاره می‌کنید مربوط به چند وقت پیش است؟». این پرسش از این نظر مطرح می‌شود که بدانید رویداد اخیراً رخ‌داده یا در زمان‌های گذشته. و اگر رویداد مربوط به 5 یا 6 سال گذشته است ممکن است از متقاضی بخواهید یکی از رویدادهای اخیر را مطرح کند.

نکته سوم این‌که به «اقدامات» توجه کنید. این بسیار مهم است که بدانیم نقش فرد چه بوده است؟ بنابراین اگر متقاضی کلی صحبت می ‌کند وظیفه مصاحبه‌گر است که بیشتر کنکاش کند تا دقیقاً متوجه شود وی چه‌کاری انجام داده است. باید دقیقاً نقش فرد در موقعیت مشخص شود. متقاضیان ممکن است در شرح اقدامات از افعال جمع استفاده کنند. مثلاً بگویند «ما برنامه را تدوین کردیم» اینجا شما به‌عنوان مصاحبه‌کننده باید نقش «من» را از «ما» جدا کنید. مثلاً بپرسید «شما گفتید ما چه کس دیگری در کار مشارکت داشت؟» و از او بخواهید در مورد نقش خاص خود صحبت کند نه کل تیم.

پیش از طراحی مصاحبه شایستگی محور، نخستین گام این است که شایستگی‌های مربوط به هر یک از مشاغل را استخراج کرده و در خصوص مفهوم هر یک از آن‌ها با کلیه مدیران سازمان به توافق برسیم.

بعد از آن نوبت به طراحی سوالاتی می‌رسد که قادر به سنجش شایستگی‌های تعیین شده برای مشاغل مورد نظر باشد. کلید طرح پرسش‌های رفتاری موثر این است که پرسش‌هایتان به زمان گذشته مطرح شوند و پاسخ‌هایی به زمان گذشته را ایجاب کنند.

پرسش‌های آغازگر مناسبی که بر رفتار گذشته تمرکز می‌کنند، معمولا با عبارت‌هایی نظیر عبارت‌های زیر آغاز می‌شوند:

• در مورد زمانی صحبت کنید که…

• مثالی از موقعیتی را ارائه دهید که در آن شما…

• درباره وضعیتی صحبت کنید که شما…

دقت کنید در مصاحبه‌گری شایستگی محور تنها در جست و جوی شواهد دال بر انجام رفتارهای مورد نظر توسط متقاضی نیستید. بلکه باید به دنبال کشف مواردی نیز باشید که متقاضی رفتار مورد نظر را از خود نشان نداده است. برای مثال، چنانچه شغل مورد نظر نیازمند مهارت‌های خدمت به مشتری است، به طور طبیعی از مواردی سوال می‌کنید که در آن‌ها متقاضی موفق به کسب رضایت مشتری شده است. با وجود این، با طرح پرسش از موارد مخالف، می‌توانید اطلاعات بیشتری از رفتار او به دست آورید.

مهمترین دلیل بکارگیری مصاحبه‌های مبتنی بر شایستگی را باید به اثربخشی این روش نسبت داد، البته رواج استفاده از مصاحبه در فرآیند استخدام به معنی سهولت روش و سادگی ابزار نیست، بلکه مصاحبه را باید از حساس‌ترین و پیچیده‌ترین روش‌های ارزیابی افراد تلقی کرد.بر اساس پژوهش‌های انجام شده توسط مدارس کسب و کار معروف سازمان‌های پیشرو برای پیدا کردن مناسب‌ترین فرد برای شغل مورد نظر، تکنیک مصاحبه شایستگی‌محور قابلیت پیش بینی بالاتر عملکرد آتی متقاضی شغل نسبت به مصاحبه‌های رایج داراست، و تاثیر قضاوت و انتخاب‌های سلیقه‌ای و مبتنی بر مدل ذهنی مدیران را تا حد زیادی کاهش می‌دهد.

برای طراحی پرسش و اجرای مصاحبه شایستگی محور تکنیک های مختلفی وجود دارد که از جمله مهمترین آنها میتوان از مدل های زیر نام برد :

• مصاحبه مبتنی بر شایستگی مدل STAR

• مصاحبه مبتنی بر شایستگی مدل EAR

• مصاحبه مبتنی بر شایستگی مدلPAR

• مصاحبه مبتنی بر شایستگی مدل 5W1H

• مصاحبه مبتنی بر شایستگی مدل Funneling

مصاحبه مبتنی بر شایستگی – مدل STAR

یکی از تکنیک های مفید و شاید معروف ترین تکنیک برای انجام مصاحبه شایستگی محور تکنیک STAR است. در این تکنیک طی 4 گام سوالاتی را از مصاحبه شونده پرسیده می شود.

یکی از تکنیک های مورد استفاده در مصاحبه مبتنی بر شایستگی، مدل STAR است. STAR حروف اول مخفف Situation – Task- Action- و Results هستند.

Situation: فرد در چه شرایط و موقعیتی قرار داشته است؟

Task: در موقعیت مذکور چه سهم، نقش و وظیفه ای داشته است؟

Action: چه کرده است؟

Results: چه نتایجی به بار آمده است؟

به مثال زیر توجه کنید: فرض کنید که می خواهید شایستگی برنامه ریزی و سازماندهی را با کمک تکنیک STARمورد پرسش قرار دهید:

Situation: موقعیتی را بیان کنید که یک پروژه دشوار را برنامه ریزی و سازماندهی کرده‌اید؟

Task: دقیقا سعی می‌کردید به چه چیزی دست یابید؟/ نقش شما چه بود؟

Action: برای انجام این کار چه اقداماتی انجام دادید؟/مساله را چگونه حل و فصل کردید؟(مسائل بعدی را چگونه؟)

Results: نتیجه همه این اقدامات چه بود؟

همانطور که در بالا گفته شد STAR یکی از تکنیک‌های کاربردی برای انجام مصاحبه شایستگی محور است. که در آن طی 4 گام سوالاتی را از متقاضی استخدامی می‌پرسیم. این چهارگام عبارتند از:

موقعیت (Situation)

کار را با طرح یک پرسش کلی و باز در مورد نمونه مشخصی از رفتار گذشته متقاضی آغاز کنید.

این پرسش‌ها را می‌توانید با عبارت‌هایی نظیر در مورد زمانی صحبت کنید که شما… یا مثالی از موقعیتی بیاورید که در آن شما… شروع کنید.

وظیفه (Task)

در مورد نقش مشخص متقاضی در موقعیت مورد نظر پرسشی را مطرح کنید. در بیشتر مواقع، تعداد زیادی افراد دیگر در موقعیت مذکور دخیل بوده‌اند.

بنابراین سوال کنید: شما چه نقشی در این موقعیت بر عهده داشتید؟ شما قرار بود در این موقعیت چکار کنید؟

اقدامات (Action)

مهم‌ترین بخش کار شما پیدا کردن اقداماتی است که متقاضی مورد نظر در موقعیت مذکور انجام داده است. در اینجا از چنین پرسش‌هایی استفاده کنید:

شما چه گفتید یا چه کردید؟

برای حل و فصل مساله چه اقداماتی انجام دادید؟

نتیجه (Result)

کار خود را با طرح پرسش‌هایی در مورد نتیجه حاصله توسط متقاضی پایان دهید. در صورتی که اقتضا می‌کند، ممکن است مایل باشید در مورد درس‌هایی که متقاضی گرفته نیز پرسش‌هایی را مطرح کنید.

در صورت رعایت اصول و استفاده درست، مدل STAR بسیار موثر و کاربردی خواهد بود و شما با عنوان مصاحبه گر میتوانید شاخصه های رفتاری مورد نظر خود را در خصوص هر شایستگی از رفتار گذشته افراد اکتشاف کنید.

برخی از مصاحبه گران از مدل STAR انتقاد نموده و آن را گیج کننده می دانند زیرا مراحل “S” و “T” بسیار شبیه به نظر می رسند.

اگر نمی دانید در مورد چه چیزی صحبت می کنم، می توانید از این موضوع صرف نظر کنید و به استفاده از STAR برای پاسخ به سوالات مصاحبه رفتاری خود ادامه دهید.

مراحل “وضعیت” و “وظیفه” در STAR، به نظر شبیه به هم هستند، درست است؟ بله، فکر نمی کنم هیچ تفاوتی بین این دو وجود داشته باشد. وظیفه به طور خودکار در موقعیت گنجانده می شود. اگر از هر دو S و T استفاده می کنید، اساساً همان کار را دو بار تکرار می کنید.

برای جلوگیری از سردرگمی میتوانید ازمدل “PAR” استفاده کنید PAR همان STAR است اما مراحل S و T را ترکیب می کند.

چرا “P” به جای “S”؟ S و P معنی یکسانی دارند – موقعیت، مشکل، مسئله – واقعاً مهم نیست که آن را چه می نامید، این یک چیز است.

ممکن است اصطلاح “PAR” را هنگام صحبت در مورد رزومه شنیده باشید، و این یک روش رایج برای قالب بندی نقاط رزومه است، اما ما همچنین می توانیم از آن برای طراحی سوالات رفتاری استفاده کنیم و بسیار واضح تر از STAR است.

اگر شما یکی از افرادی هستید که STAR را گیج کننده و آزاردهنده می بینید، به جای آن از PAR استفاده کنید.

مصاحبه مبتنی بر شایستگی مدل PAR

یکی از تکنیک های مورد استفاده در مصاحبه مبتنی بر شایستگی، مدل PAR است. P.A.R حروف اول مخفف Problem، Action و Results هستند.

بخش های مختلف این مدل به شرح زیر است:

مسئله یا مشکل (Problem): این به یک مشکل یا چالش موجود اشاره دارد که افراد به عنوان یک شخص یا گروه در یک زمان خاص با آن مواجه بوده اند. به عنوان مثال، مشتری آشفته ای که به کارکنان میز پذیرش توهین می کند.

اقدام (Action): این به تصمیمات اتخاذ شده یا تلاش های انجام شده یا فرآیندهای آغاز شده برای حل یک مشکل یا چالش موجود اشاره دارد. به عنوان مثال، کنار کشیدن مشتری و ارائه یک فنجان چایی برای آرام کردن او در حالی که او ناراحتی خود را توضیح می دهد.

نتیجه (Results): نتیجه گیری یا دستیابی به یک تصمیم، به تلاش یا فرآیند خاص اشاره دارد که برای حل یک مشکل یا چالش موجود استفاده شده است. به عنوان مثال، محافظت از تصویر شرکت با منحرف کردن توجه عمومی هم از کارکنان میز پذیرش و هم از مشتریان آشفته.

هر یک از سه بخش ذکر شده در بالا، یعنی مسئله، اقدام و نتیجه، باید توسط مصاحبه شونده با استفاده از مثال های واقعی نشان داده شود.همانطور که قبلا گفته شد PAR همان STAR است با این تفاوت که مراحل S و T را ترکیب می کند.

نمونه هایی از سوالات مدل PAR :

نمونه اول : در مورد زمانی به ما بگویید که توانستید از یک بحران در شرکت/سازمان خود جلوگیری کنید؟

مسئله یا مشکل (Problem): مسئله یا مشکل چی بود ؟

اقدام (Action): شما چه اقدامی انجام دادید ؟

نتیجه (Results): نتیجه اقدام و عمل شما چه بود ؟

نمونه دوم : بزرگترین چالشی که تا به حال به عنوان یک حرفه ای تجربه کرده اید چیست؟

مسئله یا مشکل (Problem): مسئله یا مشکل چی بود ؟

اقدام (Action): شما چه اقدامی انجام دادید ؟

نتیجه (Results): نتیجه اقدام و عمل شما چه بود ؟

مطالب مرتبط : ابزار‌ها و تمرین‌ها در ارزیابی شایستگی‌ها

مصاحبه مبتنی بر شایستگی ‏مدل EAR

در یک مصاحبه رفتاری، انواع سوالاتی که می پرسید برای دریافت پاسخ طراحی شده اند و شامل نتایج قابل اندازه گیری است که شما را قادر می سازد عملکرد دو یا چند نفر را با یکدیگر مقایسه کنید.

مصاحبه گر باید توجه ویژه ای به پاسخ ها داشته باشد که آنها نیز متفاوت هستند. مدلی که به شما کمک می کند نتایج سوالات خود را با دقت بالا اندازه گیری می کنید مدل EAR است.

EAR مخفف کلمات Event، Action و Result است.

رویداد(Event) : شامل مثال یا مشکلی که مصاحبه شونده در گذشته تجربه کرده است ؟

اقدام (Action) : اقدامی که مخاطب در پاسخ به رویداد یا موقعیت انجام داد

نتیجه (Result) : (نتیجه یا اثر) اقداماتی که انجام داده است.

نمونه هایی از سوالات مدل EAR :

نمونه اول : در مورد زمانی که شما یک بیمار ناراحت داشتید، چگونه رفتار کردید؟

رویداد(Event) : چه اتفاقی افتاد شرح دهید؟

اقدام (Action) :نقش شما چه بود ؟

نتیجه (Result) : نتیجه چه شد ؟

زمانی که پاسخ کامل نیست میتوان گفت EAR ناقص است و می بایست سوالات تکمیلی پرسیده شده تا پاسخ مورد نیاز دریافت EAR کامل شود.

مطالب مرتبط : کانون ارزیابی و توسعه شایستگی ها

مصاحبه مبتنی بر شایستگی مدل 5W1H

در این روش سؤالات اساسی مصاحبه حول شش سؤال پرسش می شود. در واقع روش 5W1H روشی برای پرسیدن سؤالات درباره یک فرایند یا یک مشکل است که به دنبال بهبود آن هستیم.

چهار W یعنی Who(چه کسی(، What( چگونه(، Where( کجا) و When( چه زمانی) و یک H (HOW) برای دریافت جزئیات استفاده میشود که تأثیرات و قضاوتها را برای رسیدن به حقایق اساسی را تحلیل میکند و جملات را به سمت و سوی تجرید رهنمون می شود.

حرف W باقی مانده (Why) اغلب در هر پنج موقعیت مذکور برای پی بردن به هسته اصلی استفاده میشود.

سوالات What, Where, When, Who, Why با عنوان 5 تا سوال اصلی که با W شروع میشوند و یک سوال مهم دیگر هم وجود دارد که با H شروع شده . ?How

معنی سوالات که مشخص می باشد. چه چیزی؟ چه جایی؟ چه وقتی؟ چه کسی؟ به چه دلیلی؟ و در آخر چطوری؟

پرسیدن این 6 سوال کلی، یک متد است که به ما کمک میکند راجع به هر موضوعی اطلاعات مهمی به دست بیاریم و بتوانیم بر این اساس تصمیم های درست تری بگیریم.

مهم نیست اندازه پروژه، کار، هدف یا مقصودم ما چقدر باشد قطعا جواب دادن به این سوالات باعث میشود راه حل بهتری برای رسیدگی به موضوع مورد نظر پیدا کنیم.

حال برای درک بهتر به چند نمونه مثال زیر دقت نمایید تا با کاربرد این مدل بیشتر آشنا شوید :

چه چیزی (What) را می‌توان اینطوری پرسید:

What to Do چه کاری میتوانم انجام بدهم؟

What is our main Value ارزش اصلی ما چیست؟

What is our Requirement نیاز های ما چه چیزهایی هستند؟

What is our Goal هدف ما چیست؟

What are we trying to Achieve چه چیزهایی میخواهیم بدست بیاوریم؟

What are our Resources چه منابعی داریم؟

What are the Impacts چه تاثیراتی وجود دارد؟

چه جایی (Where) هم اینطوری پرسیده میشود :

Where to Do it کجا انجامش بدم؟

Where is going to be used کجا قراره استفاده بشه؟

Where to Advertise/Announce کجا تبلیغش کنم یا ازش رونمایی کنم؟

Where should we communicate کجا باید با هم در ارتباط باشیم؟

چه وقتی (When) را هم میتوان به این صورت پرسید:

When to Do it کی باید انجامش بدهم؟

When will be Start کی شروع میشود؟

When will be Finish کی تموم میشود؟

When should we launch کی باید راه اندازیش کنم؟

چه کسی (Who) را هم میتوان به صورت کلی به روش زیر پرسید:

Who to Do it چه کسی انجامش بده؟

Who is Involve چه کسایی در انجامش دخیل هستند؟

Who is Benefited چه کسی منتفع میشود؟

Who is Responsible for what چه کسی مسئولیت چه چیزی را بر عهده دارد؟

Who could help چه کسایی میتوانند کمک کنند؟

Who are our experts چه کسانی بین ما متخصص هستند؟

Who is impacted چه کسانی تحت تاثیر قرار میگیرند؟

چرا (Why) را هم میتوان بدین شکل پرسید:

Why to Do it چرا باید انجامش بدهم؟

Why do we think it will happen چرا فکر میکنیم که اتفاق می افتد؟

Why others are not doing this چرا دیگران انجامش نمیدهند؟

Why to invest on it چرا باید روی آن سرمایه گذاری کرد؟

و مورد آخر، سوال چطوری (How) را می‌توان بدین شکل مطرح کرد:

How to Do it چطور انجامش بدهم؟

How will it be implemented چطور پیاده سازی میشود؟

How should we communicate چطور باید ارتباط داشته باشیم؟

How else could it be done از چه راه های دیگری میتوان انجامش داد؟

مجموع این سوالات میتوانند کمک کنند که ما شرایط روشن تر و واضح تری برای تصمیم گیری داشته باشیم و بتوانیم تصمیم های درست تری بگیریم.

مطالب مرتبط :ارزیابی شایستگی ها

مصاحبه مبتنی بر شایستگی مدل Funneling

تکنیک قیف (Funnelling)

می‌توانیم از پرسش‌های هوشمندانه، برای اینکه پاسخ‌های پاسخ‌دهنده را به‌صورت قیفی شکل دربیاوریم استفاده کنیم. این تکنیک، پرسیدن یک سری سؤالات است که در هر مرحله جواب‌ها محدودتر یا کمتر محدود خواهند شد. این تکنیک با پرسیدن سؤالات باز و خاتمه دادن آن‌ها با سؤالات بسته و یا برعکس انجام می‌شود.

برای مثال:

درباره‌ی آخرین تعطیلاتی که رفتید صحبت کنید.

هنگامی‌که آنجا بودید چه چیزهایی دیدید؟

آیا رستوران‌های خوبی در آنجا وجود داشت؟

آیا غذاهای محلی آنجا را امتحان کردید؟

آیا آبگوشت را امتحان کردید؟

در این مثال این سؤالات محدودتر می‌شوند، شروع با سؤالات بازی است که امکان پاسخ‌های مشروح‌تری داشته و در هر مرحله سؤالات متمرکزتر و جواب‌ها محدودتر می‌شوند.

تکنیک قیف، می‌تواند به‌صورت برعکس نیز کار کند، شروع با سؤالات بسته و ادامه تا سؤالات بازتر. برای یک مشاور یا بازپرس این تکنیک، با شروع پرسیدن سؤالات باز و سپس ادامه دادن به سمت سؤالات بسته‌تر، می‌تواند برای به دست آوردن بیشترین میزان اطلاعات، بسیار سودمند باشد. در مقابل، هنگام ملاقات یک شخص جدید، بهتر است که ارتباط، با شروع سوالات بسته‌تر آغاز و به سمت سؤالات باز پیش برود.

همانطور که میدانید طراحی سوالات شایستگی محور با استفاده از تکنیک های فوق مقدمه برگزاری یک مصاحبه شایستگی محور خواهد بود و یک مصاحبه گر حرفه ای علاوه بر طراحی مدل شایستگی ها، انتخاب تکنیک مناسب و تهیه سوالات مورد نیاز می بایست محیط استاندارد و اصولی برگزاری یک مصاحبه حرفه ای را پیش بینی و تهیه نماید.

نحوه طراحی پرسش مناسب در مصاحبه

بعد از تعیین معیارهای شفاف انتخاب، باید پرسش هایی تنظیم کنید که بر روی هر صلاحیت اصلی تمرکز دارند. این پرسش ها باید به گونه‌ای باشند که در پاسخ به آنها، داوطلب نمونه‌های واقعی از صلاحیت خود در محیط کار را بیان کند.

به پرسش های زیر توجه کنید:

پرسش A : از موقعیتی که در آن رهبری تیم را به شما سپردند بگویید. توضیح دهید در آن موقعیت برای موفقیت تیم چه‌کارهایی انجام دادید.؟

پرسش B : به عنوان عضو تیم کنترل پروژه چه‌کارهایی انجام دادید؟ از مسئولیت‌ها و وظایف خود بگویید.

همان‌طور که متوجه شدید پرسش A بهتر است. زیرا اطلاعات مفیدی از تجربه واقعی داوطلب شغلی ارائه می‌دهد. اما پرسش B توصیفی است ازآنچه داوطلب به عنوان بخشی از تیم انجام داده است. این پرسش ها به ما نمی‌گوید که آنها کار را چطور انجام دادند. یا چه تصمیماتی گرفته‌اند.

به این پرسش پاسخ دهید: به نظر شما کدام‌یک از مدیران زیر، در مصاحبه استخدامی برای جذب یک مدیر پروژه می‌تواند داوطلبی را انتخاب کند که مهارت موردنیاز شغل مدیر پروژه را دارد؟

مدیر A: در سازمان x چه‌کارهایی انجام دادید و دستاورد شما چه بود؟

مدیر B : در سازمان x شرایطی را توصیف کنید که افراد را ترغیب به همکاری با یکدیگر کردید.

حتماً پاسخ خواهید داد که مدیر B. درست است. چون مدیر A نوع عمومی مصاحبه را انتخاب کرده است. یک پرسش باز پرسیده و داوطلب را آزاد گذاشته تا هر طور راحت است پاسخ دهد. اما مدیر B یک پرسش رفتاری پرسیده است. او از داوطلب می‌خواهد شرایطی را توصیف کند که توانایی او را در آن موضوع خاص، نشان دهد.

پس باید گفت مدیر B موفق در اجرای مصاحبه‌های شایستگی محور بوده است. چون با پرسیدن پرسش قصد دارد بداند آیا این فرد بعدها به‌عنوان مدیر پروژه توانایی ترغیب افراد به کار تیمی را دارد یا نه.

در زیر مثالی از یک سوال مصاحبه رفتاری آورده شده است:

– وضعیتی را توصیف کنید که در آن اقناع برای متقاعد کردن استفاده کردید.

– اگر به نظر برسد که جزئیات پاسخ‌ها کم هستند، مصاحبه‌کننده می‌تواند سوالاتی از این دست بپرسد:

– آیا می‌توانید کمی بیشتر در مورد این وضعیت به من بگویید؟

– دقیقا چه کردید؟

– نقش ویژه شما در این امر چه بود؟

– چطور این اتفاق افتاد؟

– با چه چالش‌های دیگری برخورد کردید؟ با آنها چه کردید؟

فرضیه پشت مصاحبه رفتاری این است که دقیق‌ترین پیش‌بینی‌کننده عملکرد آینده، عملکرد گذشته در موقعیت‌های مشابه است. برای ارزیابی اثربخش و منصفانه این مسئله، سوالات اصلی مصاحبه به هر داوطلب شغلی با همان جملات، به همان ترتیب و با استفاده از همان سیستم امتیاز دهی تحویل داده می‌شود. به همین دلیل، تکنیک مصاحبه رفتاری می‌تواند تلاش و برنامه‌ریزی زیادی را قبل از انجام مصاحبه انجام دهد.

مطالب مرتبط: ابزارها و تمرین‌ها در ارزیابی شایستگی‌ها

مدت زمان برگزاری جلسه مصاحبه

مدت مصاحبه ارتباط مستقیمی با تعداد شایستگی ها و عملکرد افراد در مصاحبه خواهد داشت. در بسياری از مواقع طولانی شدن زمان مصاحبه نه فقط موجب خستگی و بی حوصلگی پرسشگران و اشتباهات ناشی از آن می شود، بلکه علاوه بر آن تاثير مشابهی بر روی پاسخگو خواهد داشت. لذا تا آنجا که به پرسشگران مربوط می شود، خصوصاً در فعالیت های چندين روزه بهتر است که مصاحبه گران روزانه بيش از چهار ساعت (وقت خالص) مصاحبه نکنند و بين مصاحبه‌ها آنقدر فاصله بگذارند تا بتوانند مصاحبه‌های بعدی را با آمادگی، تمرکز و اشتياق بيشتری انجام دهند و بقيه اوقات را به مسايل ديگر تحقيقی مانند اصلاح و تصحيح يادداشت های خود در پرسشنامه های پر شده، مشاهده محيط تحقيق و توصيف مسايل و عوامل جانبی و غيره بپردازند. در گذشته تصور بر اين بود که مدت هر مصاحبه نبايد از حدود 30 تا 35 دقيقه تجاوز کند اما تجربياتی که در اين مورد به وسيله مصاحبه گران مختلف کسب شده است، نشان می دهد که مصاحبه شوندگان می توانند حتی حدود يک ساعت تا يک ساعت و نيم نيز به طور فعال و مشتاقانه در مصاحبه شرکت کنند، مشروط بر اينکه موضوع مورد مطالعه و يا سوالات و محتوای پرسشنامه جالب و جاذب بوده و شرايط مصاحبه (زمان و مکان و عوامل ديگر) بر روی پاسخگو تاثير منفی نداشته باشد. همانطور که گفته شد زمان برگزاری مصاحبه با توجه به تعداد شایستگی ها و عملکرد افراد در پاسخ گویی به سوالات می تواند متفاوت باشد ولی بنا بر اذعان اکثر مصاحبه گران کارکشته زمان تقریبی 45 دقیقه تا یک ساعت برای هر فرد می تواند زمان مناسب برای برگزاری یک مصاحبه شایستگی محور باشد.

مراحل اصلی در جلسه مصاحبه

وظیفه اصلی مصاحبه شونده در دو کلمه خلاصه می‌شود: ارزیابی رفتار

به طور ساده می‌توان گفت که رفتار هر چیزی است که می‌گوییم و انجام می‌دهیم. ارزیابی رفتار دو کلمه به ظاهر ساده است که طی یک فرآیند چهارمرحله‌ای پیچیده اتفاق می افتد، این چهار مرحله عبارتند از مشاهده، ثبت، طبقه بندی و ارزیابی رفتار که در زیر به آنها می پردازیم.

مشاهده

اولین و مهم ترین وظیفه مصاحبه گر مشاهده رفتار و گفتار مصاحبه شونده است و به عنوان بنیان مراحل بعدی تلقی می شود. رفتار هر چيزی است كه می گویند و انجام می دهند. رفتار را می توان به طور معمول از چشم و گوش مشاهده و دريافت نمود. بعضی از کارهایی که نمیکنیم نیز رفتار قلمداد می‌شود. در نهايت تمامی ارزيابی ها بايد بر رفتار عینی استوار باشد. مشاهده در مصاحبه شبيه ضبط دوربين فيلم برداری است. دوربينی كه قضاوت را به تأخير انداخته است. مشاهده به هر آن چه که مصاحبه شونده می گوید و یا انجام می دهد دلالت دارد، رفتار را می‌توان با تمام حواس پنج گانه مشاهده کرد؛ اما ما به طور معمول از چشم و گوش خودمان برای این منظور استفاده می‌کنیم. واضح است که افراد به سادگی در مورد آنچه مشاهده می‌کنند گیج می شوند؛ چون بسیاری از مشاهدات ما با قضاوت‌های ناشی از پیش داوری و تعابیرما درهم آمیخته‌اند. ماهیت آدمی این است که در هنگام ارزیابی رفتار افراد، نتیجه بگیرد و آنچه را مشاهده کرده است مورد ارزیابی قرار دهد. این دامی است که فرآیند ارزیابی رفتار گرا می‌خواهد از آن پرهیز کند. مهمترین نکته این است که مشاهده رفتار مبتنی بر واقعیت است و نه تعبیر.

ثبت مشاهدات

مصاحبه‌های مبتنی بر شایستگی عمیق هستند. در این مصاحبه‌ها گاهی اوقات مصاحبه‌کننده نمی‌تواند تمام آنچه شنیده را به یاد بیاورد. بنابراین یادداشت‌های کامل و دقیق مانع از فراموشی می‌شود. سعی کنید هر آنچه را که می شنوید و مشاهده می کنید با زمان دقیق وقوع عینا یادداشت کنید البته حواستان باشد که در یادداشت‌برداری از مشاهدات خود دچار سوگیری‌های ناخودآگاه نشوید. مثلاً اگر مصاحبه‌کننده به‌جای نوشتن «سر او پایین بود و با دست خود بسیار بازی می کرد» بنویسد «خجالت‌زده و عصبی بود»، دچار سوگیری و قضاوت شده است.

در نتیجه نقش مصاحبه گر در حین برگزاری فرایند، ارزیابی شرکت کننده نیست و تنها باید اطلاعات جمع کند. طبقه بندی و ارزیابی پس از تمرین انجام می‌شود.

در این مرحله مصاحبه گر رفتارها (هر انچه مصاحبه شونده می گوید و یا انجام می دهد)را ثبت و یادداشت می نماید. ثبت رفتار مشاهده شده، ثبت تمام مواردی است که مشاهده کرده‌ایم، نه چیزهایی که. فکر می‌کنیم مشاهده کرده ایم.

اکثر مصاحبه گران ثبت رفتار مصاحبه شوندگان را وظیفه‌ای خسته کننده و دشوار می‌دانند. البته آن‌ها بر اهمیت فوق العاده آن نیز واقف هستند، کیفیت هر مرحله‌ای از فرآیند ارزیابی بر مراحل قبلی متکی است. اگر ثبت رفتار به اندازه کافی دقیق و درست نباشد، توانایی طبقه بندی عملکرد شرکت کننده افت شدیدی خواهد کرد.

دقت کنید در نمونه فوق تنها چند شایستگی و به صورت جزئی ملاک قرار گرفته، شما باید کلیه مشاهدات ثبت شده را با شایستگی ها و مصادیق رفتاری آنها بصورت دقیق بررسی و ثبت نموده و نتیجه آنها را در جمع بندی نمره نهایی لحاظ نمایید.

در تصویر فوق نمونه هایی از اشتباهات رایج مصاحبه گران در ثبت مشاهدات را می بینید. دقت کنید شما با عنوان یک مصاحبه گر حرفه ای صرفا می بایست هر آنچه را که می بینید و میشنوید عینا و بدون کوچک ترین تغییری یاداشت کنید و هر گونه تصمیم گیری را حتما به زمان طبقه بندی و جمع بندی مشاهدات واگذار نمایید.

از آنجایی که اطلاعات زیادی برای ثبت در طول یک مصاحبه رفتاری وجود دارد، در زیر برخی نکات کلیدی برای یادداشت‌برداری اثربخش آورده شده است:

• از عبارت‌های کوتاه یا کلیدی برای خلاصه کردن محتوا و ارائه پاسخ‌ها استفاده کنید.

• یادداشت‌برداری خود را با حفظ تماس چشمی و صحبت کردن متعادل سازی (‏سعی کنید بدون شکستن تماس چشمی با داوطلب یادداشت‌برداری کنید).

• از نوشتن قضاوت‌هایی از متقاضی در یادداشت‌های خود خودداری کنید.

• از رتبه‌بندی پاسخ‌های متقاضی تا زمان ترک مصاحبه خودداری کنید (‏اما پاسخ‌های متقاضی را در اسرع وقت پس از مصاحبه برای خود ارزیابی کنید).

• اطمینان حاصل کنید که یادداشت‌های شما رتبه‌های شما را تایید می‌کنند یا آنها را توجیه می‌کنند (‏پاسخ‌های واقعی را همراه با این که چگونه این پاسخ‌ها برای شایستگی رتبه‌بندی شده به کار می‌روند فهرست کنید).

• بهترين راه كشف هوشمندی‌ فرد در مصاحبه اين است كه فرصت دهيد تا خودش را آنگونه كه می‌خواهد آشكار سازد. مصاحبه بايد همچون آينه‌ای رفتار او را در كار نشان دهد. از اين رو پرسش‌ها را باز و با امكان پاسخ‌های گوناگون مطرح كنيد نه از گونه تلگرافی با جهت دهی مشخص مثل «به نظر شما افراد را تا چه ميزان بايد سرپرستی و هدايت نمود؟» جهتی كه پاسخ اين سوال می‌گيرد بيشتر نشان دهنده چگونگی رفتار آينده فرد است.

• هنگامی كه پرسشی را مطرح كرديد سكوت كنيد. چنانچه توضيح بيشتری بخواهد بگوييد مايلم از آنچه شما برداشت كرده‌ايد بشنوم. بگذاريد بيشتر خودش را نشان دهد.

• آنچه فرد از رفتار گذشته خود می‌گويد پيش‌بين خوبی از رفتارهای آينده اوست.

• در گفته‌های فرد به دنبال نكته‌های ويژه بگرديد (اين كه در چه زمان، مكان و شرايط ويژه‌ای چگونه عمل كرده است).

• تنها به پاسخ‌های بی‌درنگ برخاسته از انديشه فرد بها بدهيد.

مطالب مرتبط: ارزیاب و نقش آن در کانون ارزیابی

نکاتی در مورد مشاهده و ثبت رفتارها

• در هنگام مشاهده، مصاحبه گر باید تنها متمرکز برروی رفتار مخاطب باشد. او باید دقیق گوش کند، دقیق ببیند، دقیق شنیده‌ها و مشاهدات خود را در فرم مشاهدات ثبت کند.

• در مرحله مشاهده رفتار، ارزیابی صورت نمی‌گیرد، از این رو از پیش داوری و قضاوت پرهیز کند. در این مرحله صرفاً ثبت مشاهدات انجام می‌شود نه امتیازدهی.

• برای مدیریت زمان، عقب نماندن از مشاهده و ثبت رفتارهای متوالی مصاحبه گر می‌تواند از خلاصه‌نویسی و نوشتن رفتار در قالب اختصارات و کلیدواژه‌ها استفاده نماید.

• اگر دراین مرحله به هر دلیلی فرصت ثبت مشاهدات حاصل نشود، مصاحبه گر باید بلافاصله پس از پایان مرحله مشاهده، مشاهدات خود را در فرم ثبت مشاهده یادداشت نماید.

وظيفه مشاهده و ثبت با فاصله بسيار كمی صورت می پذيرد. اگر ثبت رفتار به اندازه كافی دقيق و درست نباشد، توانايی طبقه بندی عملكرد شركت كننده افت شديدی خواهد كرد. بايد رفتار كلامی و غير كلامی فرد يادداشت گردد. زمانی كه فرد ساكت است فرصت خواهيد يافت تا ثبت خود را كامل كنيد.

طبقه بندی موارد ثبت شده

بلافاصله بعد از اتمام فرایند مصاحبه، نوبت به طبقه‌بندی رفتارهای مشاهده و ثبت شده و تخصیص آن به شایستگی‌ها می‌رسد.

برای این کار مصاحبه گر بایستی یادداشت‌های فرم ثبت مشاهدات خود را بررسی و به طبقه‎‌بندی آن اقدام نمایند. این امر بایستی بدون فاصله زمانی رخ دهد تا ارزیاب مواردی را فراموش نکند.

هنگام تهیه راهنمای مصاحبه گر و مصادیق رفتاری حتما حروف اختصار هر شایستگی را تعیین نموده تا در زمان طبقه بندی و جمع بندی از کلمات اختصاری به نحو نشان داده شده در تصویر فوق استفاده نمایید. برای طبقه‌بندی رفتارهای مشاهده شده، ارزیاب باید رفتارهای ثبت شده را به شایستگی‌های ذی‌ربط تخصیص دهد. طبیعتاً راهنمای اصلی این تخصیص مصادیق رفتاری است. مخاطره مهم در طبقه‌بندی رفتار، این است که مصاحبه گر به دام قضاوت، تعبیر شخصی و فراموش‌کار بیفتد. در هر صورت برای کسب موفقیت در این مرحله بایستی دانش کافی در زمینه مدل شایستگی و خطاهای موجود داشته و علاوه بر بهره‌برداری بهینه از زمان از تفکر تحلیلی، انتقادی و هنر تصمیم‌گیری برخوردار باشد.

بهتر است که طبقه بندی موارد ثبت شده بلافاصله بعد از تکمیل مشاهده و ثبت رفتارها صورت بگیرد. در این صورت نسبت به اتفاقات در حین تمرین حضور ذهن داشته و می‌تواند یادداشت‌هایش را در صورت لزوم تکمیل کند. منظور ما از تکمیل یادداشت‌ها، اضافه کردن موارد فراموش شده یا ناقص است و نباید به دنبال چیزهای جدید بود.

در طبقه بندی رفتار مشخص می کنیم که هر یک از رفتارها به کدام شایستگی ها مربوط است؟و مثبت است یا منفی؟

مصاحبه گر حرفه ای باید توجه داشته باشد که از او انتظار می‌رود وقایع را عینا گزارش کند و نباید اجازه دهد تعبیر شخصی بر قضاوت او از واقعیت تاثیر بگذارد. حتما باید در برنامه‌ریزی برگزاری، فاصله‌ای بین دو جلسه در نظر گرفت تا مصاحبه گر فرصت تکمیل ثبت رفتار را داشته باشد.

ارزشیابی و نمره دهی

این مرحله به امتیازدهی رفتارهای طبقه‌بندی شده اختصاص دارد. در این مرحله براساس شدت و ضعف رفتارها و تناسب آنها به هریک از شایستگی‌ها، امتیاز مناسب تخصیص داده می‌شود. این امتیاز از یک سو نشانگر سطح توانمندی‌ها یا سطح برخورداری فرد ارزیابی‌شونده از شایستگی مورد نظر و از سوی دیگر بیانگر سطحی از توانمندی است که فرد در قالب رفتار در جریان تمرین‌ها از خود بروز داده است.

ارزیابی(امتیازدهی)، توانمندی داوطلب مورد ارزیابی را در شایستگی های مورد ارزیابی در تمرینات نشان می دهد. بدیهی است که مصاحبه گر باید از مقیاس یکسانی برای تمام شرکت کنندگان استفاده کند و مهم‌تر این که تعبیری مشابه از مقیاس خود داشته باشند، نمونه ای از مقیاس‌ها در ادامه آمده است :

5 : مطلوب

4: بالاتر از حد انتظار

3: در حد انتظار

2: پایین تر از حد انتظار

1: ضعیف

به عنوان مثال وقتی مصاحبه گر به فردی در شایستگی رهبری امتیاز 3 می دهد، به این معناست که شرکت کننده در مقایسه با نیازهای شغل، سطح قابل قبولی از رهبری را نشان داده است.

بايد به تمام شواهد مثبت و منفی هر معيار توجه كرد و سپس امتيازی به فرد داد كه تونمندی وی را در آن معيار را نشان دهد.

عدد ۰ برای ابراز هرگونه رفتاری در رابطه با شایستگی، به طور مناسب تحریک نشد.

عدد 1 علیرغم زمینه‌ها و تحریک‌های متعدّد، رفتاری در رابطه با شایستگی بروز نداد؛ در موارد متعددّی رفتارهای منفی در رابطه با شایستگی از می مشاهده شد.

عدد 2 گاهی رفتارهای ضعیفی در رابطه با شایستگی از وی مشاهده می‌شود.

عدد 3 بین رفتارهای مثبت و منفی وی در رابطه با شایستگی توازن وجود دارد و گاهاً رفتارهای مطلوبی را بروز می‌دهد.

عدد 4 در ارتباط با شایستگی، رفتارهای مطلوبی را به تکرار بروز می‌دهد و گاهی نیز رفتارهای ویژه‌ای از وی مشاهده می‌شود.

عدد 5 به کرّات و به صورت نهادینه‌شده، رفتارهای ویژه‌ای در رابطه با شایستگی بروز می‌دهد.

مصاحبه گر باید تمام شواهد معیارها را مرور کرده و کیفیت نمونه‌ها را در نظر بگیرند و بر اساس آن به شایستگی‌ها امتیاز بدهند.

با انجام این مرحله فرآیند چهار مرحله‌ای ارزیابی رفتار به پایان می‌رسد.

توصيه‌هايی برای افزايش اعتبار و اثربخشی مصاحبه:

• از يك رويكرد دارای ساختار برای جمع‌آوری اطلاعات استفاده كنيد.

• اجازه ندهيد جاذبه‌های فرد برای شما تأثير گذارد.

• از قضاوت‌های زودهنگام پرهيز كنيد.

• روی عملكرد فرد در مشاغل قبلی بيش از حد تأكيد نكنيد.

• در سوالات خود از تعابير كمترين و بيشترين، بدترين، بهترين، … استفاده كنيد.

• قبل از كسب اطلاعات كافی به سوالات بعدی نپردازيد.

• قبل از شاغل (فرد) با شغل مصاحبه كنيد.

• به شكل محترمانه از پرحرفی مصاحبه شونده و ورود مصاحبه به حاشيه جلوگيری كنيد.

• با دقت و به تفصيل يادداشت برداريد.

• تا پايان سوالات خود، اجازه ندهيد مصاحبه شونده سوال طرح كند.

• قبل از آغاز مصاحبه، اطلاعات شناسنامه‌ای و زندگينامه‌ای فرد را دريافت و مطالعه كنيد.

• به رفتارهای غيركلامی مصاحبه شونده توجه كنيد.

• مصاحبه را با يكی دو سوال آسان (برای رفع استرس مصاحبه شونده) آغاز و به نحوی دلپذير پايان دهيد.

• به مصاحبه شونده، حتی پس از پايان مصاحبه بازخور ندهيد اما بگوييد كه نتيجه مصاحبه را چه وقت و چگونه به او اعلام خواهيد كرد.

مطالب مرتبط : ارزیابی شایستگی‌ها

ارائه بازخورد

آخرین مرحله و یکی از مهمترین مراحل فرایند مصاحبه شایستگی ارائه بازخورد می باشد که به دو صورت بازخورد فردی و سازمانی انجام می پذیرد. در بازخورد فردی شما می بایست ضمن برگزاری جلسه حضوری با شرکت کنندگان، روند و خروجی فرایند مصاحبه را برای آنها توضیح داده و به سوالات احتمالی آنها پاسخ مناسب ارائه دهید و در نهایت یک فایل حاوی اطلاعات ارزیابی و نتایج حاصله به آنها تحویل دهید.

در بازخورد سازمانی نیز مصاحبه گر کلیه مستندات ارزیابی صورت پذیرفته را که شامل مدل شایستگی ها، توضیحات فرایند انجام پذیرفته، نتایج حاصله و… به همراه یک صفحه گزارش مدیریتی با رعایت کامل حریم خصوصی شرکت کنندگان به بالاترین مقام سازمان و یا فرد معرفی شده توسط سازمان تحویل خواهید نمود. در این مرحله شما با عنوان یک مصاحبه گر حرفه ای تلاش نمائید علاوه بر تهیه مستندات مطرح شده خود آن را به مدیر ارشد سازمان تحویل نموده و گزارشات لازم را به صورت شفاهی جهت توجیح هر چه بیشتر وی ارائه نمایید. در این دیدار تلاش کنید در خصوص لزوم و دلایل رعایت حریم خصوصی افراد و فواید توسعه آنها اطلاعات لازم را در اختیار مدیران قرار دهید.

در ارائه گزارش مدیریتی دقت نمایید گزارش ها به صورت کوتاه و تا حد امکان گرافیکی تهیه شود به هیچ عنوان توصیه نمی گردد گزارشات مدیرتی را طولانی و در چند صفحه و با توضیحات زیاد ارائه دهید.

اطلاعات مورد نیاز یک گزارش مدیریتی :

• مدل شایستگی ها ( ترجیحا تصویر گرافیکی )

• نتایج حاصله کلیه افراد ( ترجیحا تصویر گرافیکی )

• رتبه بندی افراد بر اساس نتایج حاصله بصورت طیف

• ارائه راهکار جهت پیشبرد اهداف

• و…

حداقل اطلاعات مورد نیاز گزارش بازخورد فردی و سازمانی :

• مدل شایستگی ها

• جدول نتایج حاصله

یک بازخورد فردی – سازمانی مناسب می تواند حداقل شامل موارد زیر باشد :

• اطلاعات فردی افراد شرکت کننده

• توضیح فرایند انجام پذیرفته

• مدل شایستگی ها

• توضیح شایستگی ها به صورت تک به تک

• جدول نتایج حاصله در هر شایستگی

• نمایش نقاط قوت و ضعف

• تعیین مسیر توسعه جهت رفع نقاط ضعف

• استفاده از ابزار گرافیکی در ارائه بازخورد حرفه ای

• تهیه گزارش یک صفحه ای مدیریتی جهت مدیران ارشد

همانطور که می دانید ارائه بازخورد فردی و سازمانی یکی از مهمترین بخش ها و جزء وظایف اصلی مصاحبه گر می باشد که متاسفانه مشاهده شده است این مهم توسط اکثر سازمان ها و بخصوص مصاحبه گران عزیز رعایت نشده و عموما اکثر بازخورد ها بصورت شفاهی انجام می پذیرد و در برخی موارد اطلاع رسانی مناسب به شرکت کنندگان اصلا انجام نمی شود. باید دقت کنید عدم اطلاع رسانی به شرکت کنندگان در واقع علی رقم نارضایتی این افراد، غیر حرفه ای بودن و نا کارآمدی فعالیت شما را نشان خواهد داد.

نکته مهم اینکه ارائه بازخورد در کانون های ارزیابی عموما توسط مدیران کانون انجام پذیرفته و مصاحبه گر در این فرایند صرفا وظیفه ارزیابی و ارائه نتایج حاصله به متولیان کانون را بر عهده خواهد داشت.

مراحل اجرای مصاحبه مبتنی بر شایستگی:

برابر مطالب ارائه شده در بالا مراحل اجرای مصاحبه مبتنی شایستگی را به نحو زیر می توان عنوان نمود :

• مطالعه و جمع آوری اطلاعات

• طراحی مدل شایستگی ها و مصادیق رفتاری

• تعیین تکنیک مورد استفاده

• طراحی پرسش

• تهیه راهنمای مصاحبه گر

• تعیین و آماده سازی محیط

• تعیین زمان مصاحبه و دعوت از شرکت کنندگان

• کنترل شرایط جسمی و روحی مصاحبه شونده

• دعوت از شرکت کنندگان

• اجرای فرایند مصاحبه

• تهیه ابزار و مستندات مورد نیاز در جلسه مصاحبه

• مطالعه مستندات

• برگزاری جلسه مصاحبه

• ارائه بازخورد

انتقاد های وارد شده به ابزار مصاحبه

گرچه مصاحبه يکی از متداول‌ترين و قابل اعتمادترين تکنيک های تحقيق در علوم اجتماعی است اما اين بدان معنی نيست که بتوان با آن به کليه خصوصيات پاسخگويان پی برد و افکار و انديشه ها، گرايش ها و انگيزه های آنها را در همه زمينه ها با دقت و اطمينان زياد سنجيد؛ بدين منظور به تکنيک های ديگری نيز نياز است. از سوی ديگر کارايی، دقت و اطمينان اين روش برای بررسی مفاهيم و مسايل ساده تری که در شعاع سنجش آن قرار می گيرد از طرف بسياری از منتقدين مورد ترديد است. اين شک و ترديد به دو گونه زير عنوان می شود:

مصاحبه، خصوصاً به طور استاندارديزه، پرسشگر و پاسخگو را در شرايطی بسيار غير طبيعي قرار می دهد. به طوری ‌که طرح مسايل از سوی پاسخگو در چارچوبی که از سوی محقق تعيين شده است محدود مي شود و لذا از تمايل او به صحبت کردن و شکافتن مطالب و بدين ترتيب از عمق مسايل مورد بررسی می کاهد. به همين دليل نيز اولين دانشمندانی که روش پرس و جو را در مکتب نورنبرگ در آلمان به کار بردند، معتقد بودند که مصاحبه می بايست حتی الامکان همانند صحبت روزمره با حالتی کاملاً طبيعی انجام گيرد و سوالات در طول يک صحبت مطرح شوند. پرسشگر مي بايد نه سوالات را از روی پرسشنامه بخواند و نه جوابها را در مقابل پاسخگو يادداشت کند. به طور خلاصه ايده آل آن است که پاسخگو اصلاً متوجه نشود که سوالاتی از او به عمل آمده است.

انتقاد ديگر، در زمينه صحت گفته های پاسخگويان ابراز می شود. بدين معنی که از يک سو پاسخگويان درباره برخی از مسايل، آگاهانه اطلاعات صحيح و واقعی در اختيار پرسشگر نمی گذارند و از سوی ديگر وقتی عکس العملهای پاسخگويان را درباره مسايلی که در آينده پيش می آيند و هنوز برای او اتفاق نيفتاده است، جويا می شويم هر چند که او مايل باشد تا حقيقت و واقعيت را بگويد- اما چون هنوز در آن وضعيت خاص، با تمام عواملی که بر روی او تاثير خواهند گذاشت، قرار نگرفته است، نمی توان به گفته او در مورد عکس العمل آينده اش اطمينان کرد. مثلاً اگر او بگويد در آينده فلان اتومبيل را خواهد خريد يا به فلان حزب رای خواهد داد نمي توان اطمينان داشت که او واقعاً اين کار را انجام خواهد داد. لذا نمی توان به تکنيک ها و شيوه های سنجش گرايش ها و يا آنگونه تحقيقاتی که پيش گويی هايی درباره آينده می کنند اعتماد کرد و بر اساس آنها تصميماتی گرفت.