مراحل و اصول حرفه ای در مصاحبه

یک مصاحبه‌گر حرفه‌ای و با تجربه برای انجام تمام مراحل فرایند مصاحبه از ابتدا تا انتها برنامه ریزی دقیقی انجام خواهد داد و برای کل زمان خود سناریوی مشخصی خواهد داشت. باید تاکید کنم هیچ گاه یک مصاحبه گر کارکشته بدون برنامه وارد جلسه مصاحبه نخواهد شد و حتما از قبل به تمام جوانب موضوع  فکر کرده و  آمادگی روبروی با هر موضوعی را خواهد داشت.

در طول مصاحبه، ضروری است که از بهترین شیوه‌های رفتاری پیروی کنید:

• محیط مصاحبه را قبلا کنترل کنید.

• سازمان یافته باشید.

• ابزار نوشتاری را آماده کنید و جایی برای ثبت یادداشت داشته باشید.

• یک کپی از رزومه داوطلب و مستندات مورد نیاز را برای ارجاع بیاورید. 

• فرآیند مصاحبه را برای داوطلب توضیح دهید.

• به داوطلب فرصت دهید تا سوالاتی مطرح کند.

• از نظر قانونی رفتارهای دفاع پذیر را تمرین کنید.

• سوالات مصاحبه رفتاری را به شکل دقیق بپرسید.

• برای هر داوطلب همان سوالات را به همان ترتیب بپرسید.

• در زمان سوالات اکتشافی از پرسش سوالات دیگر اجتناب کنید.

• از زبان بدن مناسب استفاده کنید.

• از نشانه‌های غیرکلامی که می‌تواند رفتار یا پاسخ داوطلب را تغییر دهد خودداری کنید.

• از مهارت‌های گوش دادن فعال استفاده کنید.

• با همه داوطلب‌ها رفتار یکسانی داشته باشید.

• موجب ایجاد انتظار غیرواقع گرایانه در داوطلب نشوید.

• در مورد مراحل بعدی روند و تماس با آنها صریح باشید.

مطالب مرتبط:  خطاهای مرسوم در ارزیابی شایستگی ها

آماده کردن محیط مصاحبه 

شما می‌بایست قبل برگزاری جلسه مصاحبه تمامی تجهیزات و وسایل مورد نیاز و محل قرارگیری آنها را کنترل کنید. همه وسایل غیر ضروری و مخل آرامش را از محیط خارج کنید. نور و دمای محیط را کنترل کنید. میز پذیرایی را کنترل کرده و از وجود آب و مود قندی در آن مطمئن شوید. حتما یک اتاق آرام را برای مصاحبه قرار دهید تا شلوغی محیط باعث حواس پرتی شما نشود و از عدم تردد افراد به محیط مصاحبه در زمان برگزاری جلسه مطمئن شوید.

آمادگی قبل از شروع مصاحبه 

حتما قبل از شروع مصاحبه وسایل مورد نیاز مانند خودکار، کاغذ، ساعت و مستندات مورد نیاز مانند رزومه، مدل شایستگی‌ها، مصادیق یا نشانه‌های رفتاری، شرح شغل، نتایج آزمون‌های روانشناختی و… را آماده کنید و قبل از مطالعه رزومه مخاطب و آگاهی کامل در خصوص مدل شایستگی‌ها و شاخص‌های مورد نظر هرگز مصاحبه را آغاز نکنید. اگر شما در خصوص سازمان و شغل مورد نظر اطلاعات کافی ندارید حتما قبلا بروشور معرفی سازمان و شرح شغل را مطالعه نموده و اطلاعات لازم را کسب نمایید.

اگر شکی در مورد نحوه‌ی تلفظ نام متقاضی دارید، در همان ابتدا از خود او تلفظ صحیح را بپرسید. در این صورت هم از حواس پرتی و عدم تمرکز متقاضی جلوگیری می‌شود و هم باعث ناراحتی وی نمی‌شوید. 

تلفن همراه خود را خاموش کنید؛ در مدت زمان مصاحبه به هیچ عنوان از تلفن همراه خود استفاده نکنید و به تماس‌های تلفنی پاسخ ندهید. این موضوع علی رقم بر هم ریختن نظم جلسه مصاحبه موجب بی احترامی به مخاطب و شان جلسه خواهد شد. پس حتی المقدور تلفن همراه خود را خارج از اتاق مصاحبه قرار داده و یا حتما خاموش نمائید.

شروع مصاحبه

فرآیند مصاحبه می‌تواند هم برای مصاحبه‌کننده و هم مصاحبه شوندگان استرس زا باشد. طبیعی است که متقاضی عصبی باشد، بنابراین مصاحبه کنندگان باید تلاش کنند تا فرد را از لحظه‌ای که وارد اتاق می‌شود، آرام سازند. رفتار آرام، مطمئن و دوستانه از طریق زبان بدنی خوب مهم است. همچنین مهم است که مصاحبه در محیطی انجام شود که آرام و عاری از عوامل حواس‌پرتی باشد تا هم مصاحبه‌کننده و هم مصاحبه شوندگان بتوانند آرام و متمرکز بمانند. 

قبل از شروع با سوالات آماده سازی انجام دهید:

مصاحبه‌کننده ابتدا باید خود و نقش خود را در جلسه معرفی کند. 

سپس او باید فرآیند مصاحبه را برای متقاضی توضیح دهد و بپرسد که آیا او قبل از شروع مصاحبه سوالی دارد یا خیر. همچنین ممکن است برای مصاحبه‌کننده مفید باشد که به فرد مورد نظر اطلاع دهد که در طول مصاحبه ممکن است او در حین نوشتن یادداشت خود مکث کند ‏در این مرحله مصاحبه‌کننده می‌خواهد موضع خود را ثبت کند و این شامل چه مواردی می‌شود. این کار به متقاضی کمک می‌کند تا به سوالات آگاهانه تر پاسخ دهد و دوباره بررسی کند که آیا او واقعا به این شغل علاقه‌مند است یا خیر. 

مصاحبه‌کننده می‌تواند با تشویق متقاضی به صحبت در مورد یک علاقه خاص ( شاید چیزی در رزومه فرد ) تنش را بیشتر کاهش دهد. برای به دست آوردن بیش‌ترین اطلاعات ممکن از یک متقاضی، مصاحبه‌کننده باید فضایی ایجاد کند که ارتباطات را ارتقا دهد. 

مطالب مرتبط:  مصاحبه شایستگی محور

برخی مثال‌های سوالات آغازین مناسب عبارتند از: 

•  کمی در مورد پس‌زمینه کاری خود به من بگویید و سپس به من توضیح دهید که چرا فکر می‌کنید با گزینه شغلی فعلی ما مرتبط است. 

•  در مورد آخرین کارتان برایم بگویید، چرا آن را انتخاب کردید؟ یا چرا می‌خواهید از آنجا بروید؟ بعد از یادگیری این فرصت، چه چیزی باعث شد که قدم بعدی را بردارید و برای این شغل درخواست دهید؟ 

•  در مورد شغل از چه چیزی خوشتان می‌آید؟ چه چیزی را کمتر دوست دارید و چالش برانگیزترین کار چیست؟

•  اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت کاری شما چیست؟ دو موفقیت کاری که بسیار موفق بودند یا شما به آنها افتخار می‌کنید را به من بگویید. 

•  سه چیز مهم در یک موقعیت برای شما چه هستند؟ 

زمانی که مصاحبه‌کننده معرفی خود را تمام کرد، مصاحبه را توصیف کرد و متقاضی را آرام ساخت، اکنون می‌تواند به درون سوالات مصاحبه رفتاری شیرجه بزند. برای شروع مصاحبه توجه داشته باشید که در ابتدای مصاحبه ضمن خوشامدگویی گرم به متقاضی، خودتان را معرفی کنید و اطلاعاتی راجع به خودتان، پوزیشن و جایگاه فعلیتان به فرد مصاحبه شونده بدهید. مدت زمان حدودی مصاحبه را به متقاضی اعلام کرده و اگر افراد دیگری نیز جهت مصاحبه حضور خواهند داشت، در همین ابتدا به متقاضی اطلاع دهید. اغلب مصاحبه ها ايجاب می کند که به طور غير مستقيم شروع شود يعنی مصاحبه کننده پيش از طرح مطالب خود سخنانی بگويد که از نظر آداب و معاشرت پسنديده است و لازم است مصاحبه با سخنان گرم و صميمانه آغاز شود به طوری که رابطه عاطفی و دوستانه برای يک گفتگو صميمی ايجادشود.

دقت در طرز صحبت، متانت، طرح سوالات عمقی، اطلاع کافی درباره شخصيت مصاحبه شونده و احاطه مصاحبه‌گر به موضوع مورد مصاحبه طرف را به احترام گذاشتن و دادن جواب های صحيح و کافی وا میدارد و بر عکس بد صحبت کردن، بی جا سخن گفتن و بی اطلاعی از موضوعات سبب می‌شود تا طرف مصاحبه کننده بی اعتناء و بی‌ميل شود و از دادن جواب‌های کامل تفره برود. 

مصاحبه‌گر بايد با اشخاصی که در سطح مدیریتی ارشد فعالیت داشته و دارای شان و جایگاه بالای اجتماعی هستند طرح دوستی بريزد و اطمينان او را جلب کند دراين صورت می تواند از بسياری از اطلاعات وی مطلع شود. برای اينکه از طرف مصاحبه‌شونده جلب اعتماد شود لازم است که مصاحبه‌گر خود را محرم اسرار قرار دهد. 

برای برقراری رابطه دوستانه با متقاضی می‌توانید در ابتدا در مورد موضوعات خنثی و خاکستری نظیر مسافرت متقاضی، وضع هوا، نظر او در مورد دفتر و ساختمان شما و مانند آن سوالاتی از او کنید.

یک روش هوشمندانه نیز پیدا کردن زمینه مشترک گفتگو می باشد. برای این کار می توانید از رزومه متقاضی کمک بگیرید! به عنوان مثال به متقاضی بگویید:

“دانشگاه امیرکبیر درس خوانده اید؟ من هم در مقطع لیسانس در امیرکبیر درس خوانده‌ام.”

“از رزومه‌تان متوجه شدم نقاشی می‌کنید. من هم دو سال دوره‌ی نقاشی با مدادرنگی رفته‌ام. آیا همچنان به نقاشی می‌پردازید؟”

نکته قابل توجه این است که اینگونه سوالات را زیاد نپرسید. چرا که صرفاً برای برقراری رابطه دوستانه است. 

توجه به لحن صدای خود حین مصاحبه شغلی

زمانی که شما سوالی را با لحنی آرام و چهره ای خندان می‌پرسید، قطعا لحن شما با حالتی که عصبانی هستید متفاوت است. بنابراین توجه داشته باشید رعایت لحن صدا در مصاحبه بسیار مهم است.  باید مواظب باشید که روند و زمان مصاحبه کنترل شود و از مسیر صحیح خارج نشود.

توضیح دهید که در مورد تجربیات گذشته آنها و واکنش آنها در شرایط خاص سوال خواهید کرد. بگذارید آنها بدانند که نمی‌توانند برای این سوالات آماده باشند، بنابراین ایرادی ندارد اگر یک دقیقه طول بکشد تا افکار خود را قبل از پاسخ دادن جمع‌آوری کنند و اگر پاسخ‌های آنها به آن اندازه که در یک مصاحبه سنتی ممکن است منطقی به نظر نرسد، نباید نگران باشند. از آنها بخواهید تا موقعیت و نقش خود را توضیح دهند. 

اقدامات انجام شده و نتایج را به متقاضی اطلاع دهید. اجازه دهید متقاضی بداند که شما در طول مصاحبه یادداشت برمی‌دارید و ممکن است به طور مختصر حرف آنها را هر چند وقت یک‌بار قطع کنید تا بیشتر بررسی کنید و یا وضوح بیشتری به دست آورید. اطمینان حاصل کنید که متقاضی می‌داند زمان آن رسیده که او سوالاتی را در مورد پایان مصاحبه بپرسید. 

گرم کردن مصاحبه با ایجاد آرامش در متقاضی باعث می‌شود که او احساس خوبی داشته باشد. به بیان خودتان، از او به خاطر آمدن به مصاحبه تشکر کرده و از علاقه آنها به سازمان قدردانی کنید. لحن صدا، ارتباط چشمی، حالات چهره، زبان بدنی و میزان اشتیاق همگی بر توانایی شما برای ایجاد رابطه و تاثیر بر تمایل فرد برای پذیرندگی در طی مصاحبه تاثیر می‌گذارند. 

در حین مصاحبه 

مصاحبه در واقع یک نوع کنش متقابل ميان‌ مصاحبه‌كننده و مصاحبه‌شونده است، اگرچه چارچوب آن تا حد زیادی به وسیله پرسشنامه تعیین می‌‌شود، اما در نهايت توانايی‌های مصاحبه‌كننده بايد به نوعی نزد مصاحبه‌كننده به اثبات برسد. یک مصاحبه مبتنی بر شایستگی خوب باید ساختار و اهداف دقیقاً مشخصی داشته باشد. شما اطلاعات زیادی از داوطلب شغلی می‌خواهید. باید بتوانید اطلاعاتی که به شما می‌دهند را به‌طور مؤثر حفظ کنید، مدیریت کنید و از آنها استفاده کنید. برای همین لازم است مصاحبه، ساختار داشته باشد. ساختار مصاحبه نباید غیر منعطف باشد. به داوطلب فرصت دهید از سایر تخصص‌های خود نیز صحبت کند. توضیحات او را محدود به چارچوب تعیین‌شده خودتان نکنید.

اگر پیش از مصاحبه از داوطلب آزمون گرفته‌اید به بحث درباره عملکرد او در آزمون بپردازید. نمونه کارهایی که با خود آورده‌اند را ارزیابی کنید. حتماً برای این مرحله نیز سؤالات خود را آماده کنید. زمانی را برای تفکر خودتان و داوطلب در نظر بگیرید از سکوت نترسید. شما سؤالاتی می‌پرسید که نیاز به تأمل زیادی دارند. بنابراین به داوطلب فرصت دهید تا در مورد پاسخ‌هایش فکر کند. همچنین به خودتان هم وقتی بدهید تا بتوانید آنچه را که داوطلب به شما می‌گوید یادداشت برداری و ارزیابی کنید. از زبان بدن برای جلب اعتماد مخاطب استفاده کنید بر روی فعالیت‌های من در مقابل ما تمرکز کنید. به گونه‌ای که شما در مورد آنچه که او شخصا انجام داده است، دیدگاهی به دست آورید و کلیه مشاهدات خود را بخصوص زبان بدن مصاحبه شونده را عینا ثبت و یادداشت نمایید. 

•  برای اطمینان از اینکه ارزیابی شما براساس مجموعه متنوعی از اطلاعات است، سعی کنید برای هر سوال بحث را به بیش از پنج دقیقه محدود نکنید. 

•  مراقب اثر هاله‌ای و سایر خطاهای مرسوم باشید، جایی که به نظر می‌رسد یک متقاضی تمام پاسخ‌های درست و یا نگاه درست دارد. از سوالات رفتاری برای تعیین اینکه آیا پاسخ‌های داوطلب با عملکرد گذشته او سازگار است یا خیر استفاده کنید. 

•  قضاوت نکنید. از گرفتن نتیجه‌گیری از یک جمله خودداری کنید. عمدا به دنبال شواهد و مدارکی باشید که مخالف با دیدگاه اولیه شما است. از سوالات پیگیری استفاده کنید تا وضوح بیشتری به دست آورید و متقاضی را تشویق کنید که اظهارات خود را توضیح دهد. 

•  هنگام ارزیابی پاسخ‌ها، به ویژه از متقاضی‌هایی که پیشینه‌های فرهنگی متفاوتی نسبت به شما دارند، از سوگیری‌های ظریف و رفتارهای خود آگاه باشید. ارتباط چشمی، لحن صدا و تمایلات رفتاری می‌توانند پیام‌های مختلفی را از یک فرهنگ به فرهنگ دیگر منتقل کنند. 

•  زمانی که شما سوالی را با لحنی آرام و چهره‌ای خندان می‌پرسید، قطعا لحن شما با حالتی که عصبانی هستید متفاوت است. بنابراین توجه داشته باشید رعایت لحن صدا در مصاحبه بسیار مهم است. باید مواظب باشید که روند و زمان مصاحبه کنترل شود و از مسیر صحیح خارج نشود. 

مطالب مرتبط:  باید ها و نباید ها در مصاحبه شایستگی محور

نحوه اتمام مصاحبه 

پس از اتمام مصاحبه شغلی حتما از متقاضی عذرخواهی کنید و به وی بگویید که اگر جایی صحبت او را قطع و موضوع بحث را عوض کرده‌اید، ناراحت نشود. قطع کردن صحبت هنگام مصاحبه کردن فقط به معنای این است که در آن مورد خاص به اندازه کافی اطلاعات به دست نیاورده‌اید. 

در نظر داشته باشید حتما به متقاضی زمانی بدهید تا در انتهای مصاحبه سوال‌هایش را بپرسد. در نهایت حتما از متقاضی تشکر کنید و به وی اعلام کنید که پس از بررسی رزومه‌ها و جمع بندی ارزیابی‌ها، نتیجه را به ایشان اعلام می‌کنید. به هیچ عنوان نظر خود را در خصوص عملکرد او در انتهای مصاحبه بیان نکنید چون ممکن است نظر شما با ارزیابی‌ها متفاوت باشد.

نکاتی در خصوص پایان مصاحبه

•  یک روش محبوب برای پایان دادن به مصاحبه این است که بگوییم مصاحبه به پایان رسیده و به متقاضی فرصت داده شود تا سوالاتی بپرسد.

•  این امر متقاضی را قادر خواهد ساخت تا در مورد جنبه‌های موقعیت و شرایط شغلی مانند ساعات، حقوق و مزایا به شفاف‌سازی دست یابند. 

•  مصاحبه‌کننده باید به سوالات متقاضی تا حد امکان صریح پاسخ دهد. 

•  اگر زمان مناسبی برای بحث در مورد حقوق و دستمزد نباشد – شاید دیگران حضور داشته باشند – مصاحبه‌کننده می‌تواند بحث را به بعد ارجاع دهد. 

•  مصاحبه کنندگان باید برای ارائه اسناد توصیف شرکت و مزایای آن آماده باشند. 

بدرقه مصاحبه شونده 

در انتها نیز مصاحبه شونده را با کمال احترم تا درب خروج بدرقه کنید این امر در ارزیابی و فرایند مصاحبه تاثیری نخواهد گذاشت اما قطعا حرفه‌ای بودن و متانت شما را در ارتباط با دیگران نشان داده و خاطره خوشی از شما در ذهن مخاطب باقی خواهد گذاشت.

حفظ حریم خصوصی مصاحبه شونده

یکی از اصول حرفه‌ای و انکار ناپذیر در شغل مصاحبه‌گری رعایت اخلاق و حفظ حریم خصوصی افراد خواهد بود. شما با عنوان مصاحبه‌گر قطعا مکالمات و ناگفته‌های بسیاری را از مصاحبه شوندگان خواهید شنید که در اکثر موارد آنها با اعتماد به شما او را بیان نموده‌اند پس دقت نمایید حرفه‌ای باشید و به هیچ عنوان از اطلاعات کسب شده در جلسه مصاحبه خارج از فرایند ارزشیابی و ارزیابی افراد استفاده نکنید.

صراحت پرسش‌های مصاحبه‌گر

پرسش‌های مصاجبه گر باید صریح و روشن باشد اگر سوالات وی مبهم نارسا و تاریک باشد مصاحبه شونده نیز جواب‌هایی درهمان حدود مبهم و نارسا خواهد داشت . برعکس هرچه سوال ساده تر و روشن تر باشد امکان فرار از دادن پاسخ صریح و قاطع دشوار است و مصاحبه شونده ناچار می‌شود به آن جواب روشن بدهد .

مصاحبه‌گر باید بین پرسش‌هایی که می کند یک نظم منطقی بوجود آورد، یعنی با توجه به هدف سوالات خود را به نحوی تنظیم و مطرح نماید که همه آنها یا هر گروه از سوال‌ها طرف مصاحبه را به سوی هدفی که تعیین شده هدایت کند بدیهی است که نظم پرسش‌ها باید با توجه به پاسخ‌های احتمالی باشد که هنگام گفتگو داده می‌شود.

مبارزه باسکوت مصاحبه شونده

اصولا آدم‌های ساکت وکم حرفی هستند و اکثراً جواب‌هایی مثل بله يا خير می‌دهند علت اين مسئله به هردوسوی ارتباط مربوط است ممکن است عدم اطلاع کافی مصاحبه شونده ازموضوع ياطرح سوالات کلی ومبهم و بی ارتباط بودن سوالات چنين پاسخ‌هایی را داشته باشد.

دراين مواقع ضمن آنکه مصاحبه کننده تسلط کافی برموضوع مصاحبه دارد لازم است سوالات رابه گونه‌ای طرح کند که مصاحبه شونده مجبور به پاسخ شود.

عواملی که باعث می‌شود مصاحبه شونده سکوت کند و یا از دادن پاسخ به سوال‌ها تفره برود عوامل متعددی برای این موضوع وجود دارد اما مهمترین آنها را می‌توان عوامل زیر عنوان کرد:

1) مصاحبه شونده استرس دارد و با مصاحبه گر ارتباط برقرار نمیکند.

2) مصاحبه شونده خسته و عصبی است و در آن لحظه تمایلی به بحث و گفتگو ندارد.

3) شان خود را بالاتر از آن میداند که پاسخ شما را بدهد(بیشتر در مصاحبه با مدیران ارشد شاهد آن خواهیم بود ).

منبع: کتاب مصاحبه‌گر حرفه‌ای