ارزیابی شایستگی‌ها

شایستگی به عنوان مهارت ها یا توانایی های فرد برای انجام موفقیت آمیز یک کار خاص تعریف می شود. یک کارمند می‌تواند از ۱۰ مهارت مختلف برای ارائه یک شغل خاص استفاده کند. با این حال، همه این ۱۰ مهارت را نمی‌توان صلاحیت او دانست. فقط آن تعداد معینی که بدون آنها نمی‌شد کار را به نحو احسن انجام داد در دسته شایستگی قرار می گیرند. ارزیابی شایستگی، ارزیابی مهارت‌های یک کارمند در مقایسه با نیاز نقش است. قسمت آخر این جمله مهم است و باید درک شود. سازمان‌ها می‌توانند مدل های ارزیابی شایستگی کارکنان را ایجاد کنند که به وضوح نقش های مختلف و شایستگی های ترجیحی آنها را درک کند. این امر از چندین جهت به سازمان ها کمک می کند.

مدیریت شایستگی:

مدیریت شایستگی به عنوان یک ابزار استراتژیک برای بهبود عملکرد سازمان‌ها مطرح است. مدیریت مبتنی بر شایستگی بر به کارگیری مجموعه شایستگی‌های منابع انسانی و توسعه این شایستگی‌ها در راستای پیشبرد اهداف سازمان تاکید دارد. همچنین بر شناسایی و توسعه دانش‌ها، مهارت‌ها و توانایی‌های شغلی و سازمانی کارکنان تمرکز می‌کند تا بتواند نتایج عملکرد فرد و سازمان را بهبود بخشد. در مدیریت مبتنی بر شایستگی، افراد سازمان، متناسب با شایستگی هایشان در فعالیت‌ها و تصمیمات سازمان مشارکت داده می‌شوند. البته این مدیریت می تواند به صورت فردی و برای خود افراد مورد استفاده قرار گیرد یعنی فرد در جایگاه مدیر شایستگی شخصی مدل شایستگی‌های شغل و حرفه مورد نظر خود را طراحی و با ابزار های موجود شایستگی‌ها را در خود جستجو نماید.

  مطالب مرتبط: مزیت استفاده از مدل شایستگی‌ها

مدیریت شایستگی شامل مراحل ذیل است:

– تعیین نیازمندی شایستگی‌های مشاغل موجود در سازمان

– تعیین سطح مطلوب شایستگی‌های مورد نیاز سازمان در هر شغل

– ارزیابی شایستگی کارکنان

– تعیین فاصله میان شایستگی کارکنان و سطح مطلوب شایستگی‌های هر شغل

– تعیین اقدامات اجرایی برای رفع فاصله میان شایستگی کارکنان و سطح مطلوب شایستگی‌های هر شغل

– اجرای اقدامات برای رفع فاصله میان شایستگی کارکنان و سطح مطلوب شایستگی‌های شغل (تغییر شغل، آموزش و …)

– حفظ و توسعه شایستگی‌های کارکنان

یک مرحله بسیار تاثیر گذار در این فرآیند که اغلب سازمان‌ها به دلایل مختلف در اجرا و پیاده سازی آن با مشکل مواجه می‌شوند، مرحله ارزیابی شایستگی کارکنان است. از جمله این دلایل می‌توان به پیچیدگی‌های علمی و اجرایی زیاد،  نبود نیروی انسانی متخصص در حوزه شایستگی و هزینه و زمان قابل توجه و… اشاره کرد.

 تعریف ارزیابی شایستگی:

ارزیابی شایستگی در دو حوزه تعریف می‌شود.

 الف) ارزیابی شایستگی های مطلوب یک شغل:

با مطالعه و تجزیه و تحلیل اهداف و ماموریت های سازمان و همچنین ویژگی‌ها و شرح وظایف هر یک از مشاغل، شایستگی‌های لازم برای ایفای نقش در شغل مورد نظر تعیین می‌شود. همچنین سطح مطلوب شایستگی‌های تعیین شده برای هر شغل نیز با تجزیه و تحلیل جایگاه و فعالیت‌های شغل مشخص می‌گردد.

 ب) ارزیابی شایستگی های شاغل:

هر یک از افراد شاغل در یک سازمان، دارای شایستگی‌هایی هستند که تعیین کننده توانایی آنها در ایفای نقش مطلوب در یک یا چند شغل است. شایستگی های افراد شاغل میتواند مشابه یا متفاوت از دیگران و گاهی منحصر به فرد باشد. همچنین هر فردی ممکن است شایستگی های متنوعی را در سطوح مختلف دارا باشد.

تفاوت ارزیابی شایستگی با ارزیابی عملکرد:

هنگامی که در خصوص ارزیابی نیروی انسانی صحبت به میان می‌آید، اولین و شاید تنها عبارتی که به ذهن می‌رسد، ارزیابی عملکرد است. بی تردید ارزیابی عملکرد فرآیندی ضروری برای کنترل، هدایت و تصمیم گیری در خصوص کارکنان سازمان و جزو جدانشدنی نظام مدیریت منابع انسانی است.

بعلاوه عملکرد هر فرد تا حد زیادی پیامد چگونگی مدیریت بر اوست. به همین علت بررسی نقش عملکرد کارکنان در دستیابی به اهداف سازمانی بسیار پیچیده است. مثلا در مورد فردی که در کار خود از آزادی و اختیارات محدودی برخوردار است و مافوقش بر کار او  نظارت همه جانبه دارد، حتی عینی ترین معیارهای اندازه گیری عملکرد هم نمی‌تواند به درستی و به دقت عملکرد فرد مورد نظر را بررسی کند. به همین علت تنها ملاک تصمیم گیری در خصوص کارکنان در حوزه های مختلف، از جمله، ارتقا، تنزل، حقوق و دستمزد و … را نمی‌توان ارزیابی عملکرد قرارداد. برای رفع این نقیصه می‌توان از روش‌های ارزیابی شایستگی استفاده کرد.

اهداف و کاربردهای  ارزیابی شایستگی:

منابع انسانی با ارزش ترین منبع هر سازمان محسوب می‌شود. این عبارت بارها و توسط اغلب اندیشمندان مدیریت به کار رفته. امّا واقعیت این است که اولین شرط این با ارزش بودن، وجود شایستگی‌های مربوط به شغل در نیروی انسانی است. به همین علت ارزیابی و تعیین شایستگی‌های نیروی انسانی، فرآیندی بسیار موثر و کارآمد در مدیریت نیروی انسانی سازمان‌ها است.

هدف‌های متنوعی مدیران سازمان‌ها را علاقمند به ارزیابی شایستگی نیروی انسانی نموده است از جمله این اهداف می‌توان به موارد ذیل اشاره کرد:

  برنامه‌ریزی نیروی انسانی:  به کمک ارزیابی شایستگی‌ها می‌توان اطلاعات جامع و مانعی از دانش، توانایی و مهارت‌های کارکنان حاضر در سازمان به دست آورد. این اطلاعات کمک شایانی به برنامه ریزی صحیح نیروی انسانی می‌نماید.

  کارمندیابی و انتخاب:  نتیجه ارزیابی شایستگی نیروهایی که متقاضی استخدام هستند معیار بسیار خوبی برای انتخاب و جذب افراد شایسته است.

  آموزش و بهسازی: نیازهای آموزشی کارکنان سازمان به وسیله اجرای فرآیند ارزیابی شایستگی به دست می‌آیند. در نتیجه اجرای ارزیابی شایستگی، فاصله شایستگی وضع موجود و وضع مطلوب کارکنان معین شده و پیرو آن نیازهای آموزشی که در صورت اجرای آن کارکنان می‌توانند فاصله شایستگی‌های شغلی خود را پوشش دهند نیز مشخص می‌گردد.

  تشویق و تنبیه:  ارزیابی شایستگی به شناسایی ضعف ها و قوت‌های فردی در انجام وظایف محول شده منجر می‌گردد. و این امر مبنای تصمیماتی مانند ترفیع، تنزل، پاداش و … خواهد بود.

  شناسایی استعداد های افراد:  استعدادهای نهایی افراد از طریق ارزیابی شایستگی‌ها، شناسایی می‌گردد.

ارزیابی به چه معناست؟

  تعریف نظری: ارزیابی عمل یافتن ارزش هر چیز است . در حوزه علوم مدیریت، ارزیابی یعنی سنجش و اندازه گیری کار و نتیجه به دست آمده از آن، با مقیاس و شاخصی که کمیت و کیفیت مورد نظر را دقیق، عینی و به دور از داوری های شخصی و ملاک های مبهم، ارزشیابی و اندازه گیری کند.

  تعریف عملیاتی: در این طرح منظور از ارزیابی سنجش و اندازه گیری، سطح شایستگی‌های فرد در یک جایگاه شغلی است.

  مطالب مرتبط: ارزیابی 360 چیست و چه کاربردی دارد؟

منابع ارزیابی کدامند:

  ارزیابی شونده:

گاهی اوقات از کارکنان خواسته می‌شود که خودشان را ارزیابی نمایند. این امر منطقی به نظر می‌رسد زیرا کارکنان بهترین کسانی هستند که می‌توانند در مورد عملکرد خویش قضاوت نمایند. علاوه بر آن با این کار انگیزه کافی در آنها ایجاد شده و به صورت فعالی در فرآیند ارزیابی درگیر خواهند شد و همچنین به جریان اطلاعات مفید و سازنده از سطوح پایین به بالا منجر خواهد شد.

  مدیر مستقیم ارزیابی شونده:

با توجه به رابطه تنگاتنگ کاری بین سرپرستان و کارکنان و همچنین درجه مهارت و تخصص، سرپرست نسبت به افراد تحت سرپرستی خود منبع خوبی برای ارزیابی است.

  همکاران:

همکاران نیز می‌توانند یکی از معتبر ترین منابعی باشند که اطلاعات لازم برای ارزیابی را در اختیار دارند. همکاران با نیازمندی‌ها و الزامات شغلی آشنا بوده و فرصت زیادی برای مشاهده رفتارهای مناسب و حساس دارند ولی این روش هنگامی مطمئن و قابل استفاده است که 1. ترکیب همکاران برای مدت نسبتا طولانی به همان شکل باقی بماند و تغییر نکند 2.  وظایفی که اعضای گروه انجام میدهند، مرتبط و وابسته به یکدیگر باشد 3. همکارانی که عملکرد افراد را ارزیابی می‌کنند، در رقابت مستقیم با یکدیگر برای دریافت همان پاداش‌ها (مثلاً ارتقای درجه یا پست) نباشند.

  مشتریان:

یکی از منابع اصلی در ارزیابی، رضایت مشتری و ارباب رجوع است که در حقیقت پایه و هدف اصلی انجام اقدامات یا عملیاتی است که به ارباب رجوع بر می‌گردد.

  کارکنان زیر مجموعه:

افراد تحت سرپرستی با توجه به ارتباط تنگاتنگ با سرپرست خود، به خوبی می‌توانند در خصوص مهارت‌های تخصصی و همچنین مهارت‌های ارتباطی و مدیریتی وی اظهار نظر نمایند. البته بدیهی است که این منبع تنها برای مشاغلی کاربرد دارد که با توجه به جایگاه سازمانی، مشمول نیروهای تحت سرپرستی باشند.

  گزارشات مستقیم:

گزارشات مستقیم به ویژه در مشاغل صف مانند مشاغل خط تولید و حوزه فروش، که نتایج آن به صورت کمی قابل ارزیابی هستند می‌توانند منبع منابع قابل اعتنایی در ارزیابی شایستگی شاغلین باشد. مانند گزارش ضایعات تولید، گزارش نارضایتی مشتریان از برخورد متصدی و …

  ارزیاب بیرونی:

ارزیابی توسط عناصر درون سازمانی مانند خود شاغل، سرپرست ناظر بر شاغل، همکاران شاغل و … در برخی موارد به دلایل مختلف قابل اعتماد نیست. از جمله این دلایل می‌توان به غرض های شخصی، سوء روابط، رقابت و از این دست اشاره کرد. به همین علت سازمان‌ها درمواردی برای ارزیابی از ارزیاب یا داور برون سازمانی استفاده می‌کنند. این ارزیاب‌‌ها باید به خصوصیات و شرایط مورد ارزیابی تسلط کامل داشته باشند. در این صورت نتیجه ارزیابی آنها می‌تواند ملاک قابل قبولی برای ارزیابی شایستگی‌های شاغلین محسوب گردد.

  گواهینامه‌ها:

هر یک از افراد سازمان، جدای از فرآیند ویژه ارزیابی شایستگی، در موقعیت‌های دیگری نیز مورد ارزیابی قرار گرفته و می‌گیرند. مانند ارزیابی برای صدور گواهی‌های ایمنی و یا ارزیابی‌های مربوط به گذراندن یک دوره آموزشی. گواهینامه‌های صادر شده در نتیجه این ارزیابی‌ها نیز یکی از منابع بسیار مهم و تعیین کننده در ارزیابی شایستگی شاغلین است.

  مطالب مرتبط: مدل شایستگی ها چیست و چه کاربردی دارد؟

روش‌ها و مدل‌های ارزیابی شایستگی:

  خود ارزیابی:

خود ارزیابی به افراد اجازه می‌دهد که خود را در برابر فهرست شاخص‌های رفتاری و خروجی های کاری مقایسه و ارزیابی کنند. اگر یک سازمان مدل‌های شایستگی شغلی برای کلیه مشاغل خود در اختیار داشته باشد، افراد می‌توانند تمام ابعاد شایستگی‌های خود را از طریق مقایسه با بانک اطلاعات شایستگی‌های شغلی، ارزیابی کنند. وجود مدل‌های استاندارد شایستگی و بانک اطلاعاتی کاملی از شایستگی‌های شغلی در سازمان، سبب می‌شود، هیچ یک از شایستگی‌های افراد پنهان نمانده و مناسب ترین جایگاه شغلی فرد در سازمان قابل شناسایی باشد. مزیت این روش این است که سریع بوده و نیازی به جمع آوری جحم و تنوع زیادی از داده ها ندارد. یک نقطه ضعف آن این است که نتایج ممکن است دقیق نباشد زیرا داده ها فقط دیدگاه یک فرد را نشان می‌دهند و احتمال خطا در آن نسبتا زیاد است.

در این روش شاغل بر اساس پرسشنامه‌ای که توسط متصدیان ارزیابی تهیه شده است، به ویژگی‌های خود به روش طبقه بندی شده نمره می‌دهد. در بسیاری از موارد متصدیان ارزیابی در طراحی سوالات پرسشنامه از نظرات خود شاغلین نیز بهره می‌برند. با توجه به اینکه عمده سوالات اینگونه پرسشنامه‌ها، سوالات کیفی هستند، پاسخ‌ها به روش رتبه بندی از حالت کیفی به حالت کمی تبدیل می‌شوند. معمولا برای رتبه بندی پاسخ‌های کیفی از طیف 5 رتبه ای لیکرت استفاده می‌شود.

  ارزیابی مدیر:

مدیر یا سرپرست مستقیم هر گروه از شاغلین، مسئول مستقیم عملکرد زیر مجموعه خود است. عملکرد مطلوب و یا نا مطلوب هر شاغل مستقیما بر عملکرد واحد سازمانی و متعاقبا سرپرست وی تاثیر خواهد داشت. به همین جهت مدیران و سرپرستان سازمان همواره باید در صدد مدیریت شایستگی کارکنان زیر مجموعه خود باشند. از طرفی سرپرست یا مدیر مستقیم، به صورت مداوم و تنگاتنگ با کارکنان زیر مجموعه خود در تماس بوده و کیفیت عملکرد و شایستگی‌های وی را به خوبی می‌شناسد و همین شناخت، بهره‌گیری از نظرات مدیران و سرپرستان برای ارزیابی کارکنان را ضروری جلوه می‌دهد. مزیت این روش این است که سریع است و نیازی به جمع آوری حجم و تنوع زیادی از داده ها ندارد. و یک نقطه ضعف آن نیز این است که گاهی مدیران و سرپرستان به علت سو برداشت یا سوء نیت، ممکن است اطلاعات واقعی یا صحیح ارائه ندهند.

در این روش سرپرست بر اساس پرسشنامه‌ای که توسط متصدیان ارزیابی تهیه شده است، به ویژگی‌های کارکنان زیر مجموعه خود به روش طبقه بندی شده نمره می‌دهد. در اغلب موارد متصدیان ارزیابی از نظرات و پیشنهادات سرپرستان در تدوین سوالات پرسشنامه استفاده می‌کنند. با توجه به اینکه عمده سوالات اینگونه پرسشنامه‌ها، سوالات کیفی هستند، پاسخ‌ها به روش رتبه بندی از حالت کیفی به حالت کمی تبدیل می‌شوند. معمولا برای رتبه بندی پاسخ‌های کیفی از طیف 5 رتبه ای لیکرت استفاده می‌شود.

 ارزیابی 360 درجه:

یک ارزیابی 360 درجه، داده ها را در یک حلقه کامل در اطراف فرد جمع آوری می‌کند. ارزیابی ممکن است برای یک عنوان شایستگی (به عنوان مثال، رهبری) و یا یک مدل کامل شایستگی شغلی باشد. این ارزیابی 360 درجه به دلیل جذابیت ذاتی مقایسه دیدگاه‌های مختلف به پرکاربرد ترین ابزار ارزیابی تبدیل شده است که برای اغلب سازمان‌هاو مدیران قابل پذیرش بوده و مورد استفاده قرار می گیرد. اگر چه ارزیابی 360 درجه روش آسانی نیست، امّا ساده تر از برخی از روش‌های دیگر اندازه گیری صلاحیت‌ها، مانند آزمون‌های عملی مهارت و کانون‌های ارزیابی است.

با استفاده از مدل شایستگی‌ها به وسیله شاخص‌های رفتاری، مصداق‌های رفتاری یا خروجی‌های کار با الزامات کیفیت، از افراد خواسته می‌شود که خود را ارزیابی کنند. در عین حال، افراد دیگر  معمولا یک سرپرست مستقیم و چند تن از کارکنان زیر مجموعه فرد، احتمالا مشتریان داخلی، مشتریان خارجی و تامین کنندگان برای ارزیابی صلاحیت وی مورد سوال قرار می‌گیرند.

سپس میانگین نمره برای هر گروه محاسبه می‌شود. در  برخی گزارشات ارزیابی360 درجه، برای نمرات هر گروه ضرایب متفاوت در نظر می‌گیرند (میانگین وزنی). و در برخی از گزارشات نمرات تمام گروه ها را به صورت هم تراز و با ضرایب یکسان جمع می‌کنند(میانگین ساده).

در روش ارزیابی 360 درجه نیز از پرسشنامه‌هایی با سوالات کیفی رتبه بندی شده استفاده می‌شود. یک مزیت بسیار مهم این روش این است که به علت مشارکت افراد مختلف در نظرسنجی در خصوص یک فرد و اخذ میانگین از نمرات افراد، احتمال بروز خطا در نمرات بسیار کاهش پیدا خواهد کرد.

  ارزیابی 180 درجه:

ارزیابی 180 درجه ای داده ها را در نیم دایره اطراف یک فرد جمع آوری می‌کند. با استفاده از مدل شایستگی‌ها به وسیله شاخص‌های رفتاری، مصداق‌های رفتاری یا خروجی‌های کار با الزامات کیفیت، از افراد خواسته می‌شود که خود را ارزیابی کنند. در عین حال، افراد دیگر معمولا یک سرپرست مستقیم و چند تن از کارکنان زیر مجموعه فرد برای ارزیابی صلاحیت وی مورد سوال قرار می‌گیرند.

سپس میانگین نمره برای هر گروه محاسبه می‌شود. در  برخی گزارشات ارزیابی180 درجه، برای نمرات هر گروه ضرایب متفاوت در نظر می‌گیرند (میانگین وزنی). و در برخی از گزارشات نمرات تمام گروه‌ها را به صورت هم تراز و با ضرایب یکسان جمع می‌کنند(میانگین ساده).

بعضی از سازمان ها ارزیابی 180 درجه را نسبت به  ارزیابی 360 درجه ترجیح می دهند، زیرا زمان کمتری و کمتری از تلاش های اداری را می گیرد. یک نقطه ضعف این است که چشم اندازهای مهم مانند نگرش همکاران و ارباب رجوع ممکن است نادیده گرفته شود.

در روش ارزیابی 180 درجه نیز از پرسشنامه‌هایی با سوالات کیفی رتبه بندی شده استفاده می‌شود. یک مزیت بسیار مهم این روش این است که به علت مشارکت افراد مختلف در نظرسنجی در خصوص یک فرد و اخذ میانگین از نمرات افراد، احتمال بروز خطا در نمرات بسیار کاهش پیدا خواهد کرد. البته با توجه به کاهش گروه ها و ابعاد ارزیابی نسبت به ارزیابی 360 درجه،  احتمال خطا و انحراف معیار در این روش کمی بیش از روش ارزیابی 360 درجه است.

  ارزیابی بر مبنای هدف (نتایج):

در ارزیابی بر مبنای هدف، نتایج عملکردی افراد در حیطه وظایف شغلی خودشان مورد سنجش فرار گرفته و این نتایج عملکردی شواهدی برای تعیین شایستگی‌های فرد قلمداد می‌شوند.  نتایجی که برای ارزیابی شایستگی‌های افراد مورد استفاده قرار می‌گیرند، معمولا به صورت کمی بوده و به همین جهت محاسبه آن‌ها ساده است امّا به همین نسبت جمع آوری اطلاعات آن معمولا دشوار بوده و در بسیاری از موارد در بازه‌های زمانی کوتاه قابل سنجش نیستند.

برای اجرای این روش، ابتدا شایستگی‌های مرتبط با هر شاخص نتیجه‌ای را معین می‌کنند، سپس رابطه میان سطح کمی نتیجه و سطح کیفی شایستگی تعریف می‌شود. در نهایت با جمع آوری و تدوین اطلاعات کمی شاخص‌های نتیجه‌ای، سطوح و نمودار شایستگی‌های کیفی معین می‌گردند.

  کانون ارزیابی:

در این نوع ارزیابی تیمی مرکب از 3 الی4 نفر ارزیاب آموزش دیده و متخصص اقدام به ارزیابی شاغل می‌نمایند. در این تیم معمولا ترکیبی از افرادی حضور دارند که بر موضوع مورد ارزیابی تسلط کامل دارند. این روش نتیجه دقیق تری نسبت به سایر روش ها به دست می‌دهد، امّا به علت هزینه و زمان نسبتا زیاد، اغلب برای ارزیابی تمامی کارکنان مورد استفاده قرار نمی‌گیرد. در کانون‌های ارزیابی اغلب شایستگی‌هایی مورد ارزیابی قرار می‌گیرند که جنبه کیفی داشته و با روش‌های عینی و کمی قابل سنجش نیستند. مانند قدرت برنامه ریزی، صبرو تحمل، تفکر استراتژیک و …

در این روش، ابتدا مدل شایستگی شغلی و سازمانی تدوین شده، و سپس مصداق‌های رفتاری هر یک از شایستگی‌ها تدوین می‌گردد. در ادامه ابزار‌های سنجش و مشاهده مصداق‌های رفتاری طراحی می‌شوند مانند مورد کاوی، بحث گروهی، ایفای نقش و ….

در نهایت تک تک افراد ارزیابی شونده به کانون ارزیابی دعوت شده و طبق فرآیند طراحی شده مورد سنجش قرار می‌گیرند. در این روش نیز از چک لیست‌هایی با گزینه های کیفی رتبه بندی شده استفاده می‌شود که در نهایت تبدیل به داده های کمی و قابل اندازه گیری خواهند شد.

  ارزیابی گواهینامه‌ها:

دراین نوع ارزیابی که معمولا به وسیله سیستم های نرم افزاری انجام می‌گیرد، گواهینامه‌های کارکنان سازمان، ملاک مورد پذیرش شایستگی‌های ایشان محسوب می‌گردد. هر یک از کارکنان ممکن است در زمینه های مختلف مهارتی، به وسیله شرکت در آزمون و یا شرکت در دوره‌های آموزشی، موفق به اخذ گواهینامه‌هایی شده باشند، مانند گواهینامه‌های ایمنی، گواهینامه‌های رانندگی، گواهینامه‌های کار با دستگاه‌های خاص، گواهینامه‌های شرکت و…

  مطالب مرتبط: شایستگی چیست؟

تکنیک‌ها و ابزارهای ارزیابی شایستگی:

  مشاهده:

مشاهده یکی از روش‌های مهم و پرکاربرد در جمع آوری اطلاعات کیفی است. در این روش محقق بدون واسطه شخص دیگری به مشاهده رفتار و خصوصیات افراد و پدیده ها می‌پردازد. در این روش چشم مهمترین ابزار تحقیق است. گاهی نیز از ابزارهایی مانند لوازم تصویر برداری استفاده می‌شود. به طور معمول دو نوع مشاهده اجرا می‌گردد. مشاهده فعال و مشاهده غیر فعال. در نوع فعال، مشاهده گر خود نیز وارد روند مشاهده می‌شود. مانند روش‌های ایفای نقش و بحث گروهی در کانون‌های ارزیابی. در نوع غیر فعال مشاهده گر دخالتی در روند فعالیت فرد نداشته و تنها نظاره گر رفتارهای وی است.

همچنین از نظر آگاهی فرد مورد مطالعه، دو نوع مشاهده وجود دارد. مشاهده پنهان و مشاهده آشکار. در مشاهده آشکار فرد مطالعه شونده در طی فرآیند مشاهده، از حضور و نظارت مشاهده گر مطلع است. اما در مشاهده پنهان، فرد مورد مطالعه اطلاعی از حضور یا نظارت فرد مشاهده گر ندارد. تفاوت این دو حالت در این است که در بسیاری از موارد فرد مورد مطالعه با اطلاع از حضور یا نظارت مشاهده گر، ممکن است رفتار عادی و همیشگی خود را آگاهانه و یا ناآگاهانه بروز نداده و رفتار متفاوتی از خود نشان دهد و این مسئله در صحت نتیجه مشاهده اثر گذار خواهد بود.

 مزایای این روش: قابل اطمینان است به این دلیل که مشاهده گر خود به صورت مستقیم بر رفتار فرد مورد مطالعه نظارت داشته.

 معایب این روش: به دلیل اینکه تنها بر قضاوت شخصی مشاهده گر استوار است، خطای تشخیصی مشاهده‌گر تاثیر زیادی در نتیجه ارزیابی خواهد داشت به علت پراکندگی اطلاعات، طبقه بندی اطلاعات مشکل است- وقت گیر است- نیازمند هزینه، تجربه و مهارت بالا است.

  مصاحبه:

مصاحبه فرآیندی شامل پرسش و پاسخ است که به صورت حضوری یا غیر حضوری و با هدف به دست آوردن اطلاعات از مصاحبه شوند انجام می‌شود. مصاحبه ارتباطی طراحی شده، هدف دار، رو در رو و نیازمند به تصمیم گیری است که دو طرف در آن حضور دارند.

از انواع مصاحبه می‌توان به مصاحبه ساختار یافته، نیمه ساختار یافته و بدون ساختار اشاره کرد.

در مصاحبه ساختار یافته سوالات و پاسخ‌ها از قبل مشخص  شده و مصاحبه کننده تنها باید سوالات را برای مصاحبه  شونده بیان و تشریح کند و پاسخ وی را علامت بزند.

مصاحبه بدون ساختار مصاحبه ای است که هدف آن مشخص امّا سوالات بسته به روند مصاحبه و در حین مصاحبه طراحی و مطرح می‌شوند. برای ارزیابی شایستگی استفاده از مصاحبه ساختار یافته و یا نیمه ساختار یافته مطلوب تر است.

  پرسشنامه:

پرسشنامه ابزاری است برای ارزیابی متغیر های غیر قابل مشاهده مانند نگرش، آگاهی و باور. در این روش اطلاعات مورد نیاز محقق (ارزیاب) به صورت کتبی پرسیده می‌شود.

پرسشنامه ها از نظر دو ویژگی پایایی (قابلیت اعتماد reliability) و روایی (اعتبار validity) باید بررسی شده و مورد ارزیابی قرار گیرند.

میزان پایایی و روایی یک پرسشنامه تعیین کننده میزان اعتبار و قابلیت اعتماد نتایج و داده های به دست آمده از تحقیق و ارزیابی است.

پرسشنامه از نظر طراحی به سه نوع تقسیم می‌شود ((محقق ساخته، استاندارد و اقتباسی)

در ارزیابی شایستگی‌ها برای سنجش شایستگی‌های نا مشهود مانند نگرش‌ها و ویژگی‌های شخصیتی و عقاید، بهتر است از پرسشنامه‌های استاندارد روانشناسی استفاده شود.همچنین هر پرسشنامه باید دارای یک راهنما و دستور العمل باشد که هدف گروه مخاطب و نحوه پاسخگویی به پرسشنامه را در آن مشخص کرده باشند. و نیز اطلاعات هویتی فرد (غیر از اطلاعاتی مانند سطح تحصیلات و سن و …) نباید در پرسشنامه درج شود.

  آزمون کتبی:

به منظور ارزیابی سطح دانش افراد در حوزه های مختلف، یکی از کاربردی‌ترین ابزارها، آزمون کتبی است. آزمون کتبی به مجموعه سوالات مکتوبی گفته می‌شود که فرد مورد ارزیابی باید به صورت مکتوب و در مدت زمان مشخصی به آنها پاسخ دهد.

سوالات آزمون مکتوب مانند پرسشنامه، می‌تواند به روش‌های مختلف از جمله دو جوابی (بله خیر)، چند گزینه ای و یا تشریحی مطرح شود. نمره گزاری و ارزیابی سوال‌های دارای پاسخ بسته (چند گزینه‌ای) سریعتر و کم خطاتر از سوالات تشریحی خواهد بود. از طرفی تمام ابعاد دانش فرد را نمی‌توان با سوالات چند گزینه‌ای سنجید. همچنین طراحی سوالات چند گزینه ای بسیار سخت تر و پیچیده تر از سوالات تشریحی است.

  آزمون عملی:

آزمون عملی، در واقع درخواست انجام یک اقدام مهارتی از فرد در شرایط کنترل شده (آزمایشگاهی) به منظور اندازه گیری میزان تسلط وی بر مهارت مورد نظر است. برای ارزیابی و سنجش شایستگی‌های مهارتی که نیازمند توان اجرایی هستند، اخذ پرسشنامه، یا آزمون کتبی نمی‌تواند ملاک قابل قبولی باشد. طراحی آزمون عملی برای مهارت‌های مختلف که بتوان به وسیله آن میزان مهارت افراد را تبدیل به داده های کمی نمود فرآیندی پیچیده است. از طرفی اندازه گیری و رتبه بندی مهارت افراد به این روش نیز فرآیندی دارای امکان خطای زیاد است.

  کانون ارزیابی: (ایفای نقش، مورد کاوی، بحث گروهی، مصاحبه و …)

“روش کانون ارزیابی” نامی است که به رویکرد ارزیابی رسمی داده شده است . AT&T پیشگام این روش در ایالات متحده است و اینک کانون ارزیابی توسط هزاران سازمان در سراسر جهان استفاده می‌شود. در متداول‌ترین کاربرد این روش، سه یا تعداد بیشتری ارزیاب، یک یا چند ارزیابی‌شونده را مورد مشاهده قرار می‌دهند. ارزیابی‌شوندگان در مجموعه‌ای از فعالیت‌ها شرکت کرده و وظایف مربوط به شغل یا سطح شغلی‌شان را که شبیه‌سازی شده انجام می‌دهند و براساس رفتارشان ارزیابی می‌شوند. پس از آنکه شرکت‌کنندگان تمامی تمرین‌ها را انجام دادند، ارزیابان هر یک از شرکت‌کنندگان را طبق لیستی ازپیش‌تعیین‌شده از جنبه‌های مربوط به شغل مورد بررسی قرار می‌دهند تا به ارزیابی کلی دست یابند.

فرایند ارزیابی شامل چند مرحله از جمله شبیه سازی موقعیت‌های کاری،‌ مصاحبه و تست‌های روانشناسی است که با هدف ارزیابی رفتار، برخورد و توانایی‌های متقاضی انجام می‌شود.

کانون ارزیابی در صنایع مختلف از مراکز تجاری گرفته تا نهادهای دولتی، ارتشی،‌ آموزشی و دفاعی به کار گرفته می‌شوند. روند استفاده از کانون‌های ارزیابی به سرعت در حال گسترش است، چراکه سازمان‌ها استخدام و ترفیع را به عنوان سرمایه‌گذاری در زمینه منابع انسانی در نظر می‌گیرند و تمایل دارند که بهترین نتیجه را از این سرمایه‌گذاری بدست آورند. توانایی اجرایی متقاضی، رفتارها و واکنش او در موقعیت‌های مختلف و مهارت وی در برقراری ارتباط از اهم مواردی است که در کانون ارزیابی بررسی می‌شوند.

روش‌های ارزیابی شایستگی

روش های ارزیابی شایستگی سه چیز مشترک دارند:

  1. افرادی که ارزیابی را انجام می دهند

  2. بیانیه های شایستگی و معیارهای ارزیابی

  3. فرآیند ارزیابی

بیانیه های شایستگی و معیارهای ارزیابی

یک فرد را می توان بر اساس یک یا چند شایستگی ارزیابی کرد. اغلب یک فرد در برابر مجموعه ای از شایستگی هایی که برای برخی از وظایف شغلی مورد نیاز است ارزیابی می شود. برای کمک به ارزیاب در تشخیص اینکه آیا ارزیابی شونده صلاحیت دارد یا نه، هر شایستگی باید شامل نوعی از معیارهای ارزیابی باشد. معیار ارزیابی شرایطی را در اختیار ارزیاب قرار می دهد که بتواند ارزیابی شونده را با آن مقایسه کند. سه نوع معیار رایج ارزیابی وجود دارد.

عناصر شایستگی؛ به تعریف یک شایستگی و نحوه ارزیابی آن با تقسیم آن به بخش های کوچکتر کمک می کند.

اظهارات رفتاری؛ گزاره های رفتار شبیه به عناصر شایستگی هستند که چگونه یک شایستگی را به بخش های معنادارتر تقسیم می کنند. آنها رفتارهایی را تعریف می کنند که یک فرد در صورتی که در زمینه ای صلاحیت داشته باشد باید از خود نشان دهد.

معیارهای عملکرد و شواهد؛ روش‌های قوی‌تر ارزیابی شایستگی معیارهای بیشتری را برای اطمینان از سازگاری در نتایج ارزیابی ارائه می‌کنند. با تشریح معیارهای عملکرد و شواهد برای هر شایستگی، ارزیابان می توانند قضاوت های دقیق تری بالاتر از سطح شایستگی یک فرد داشته باشند.

  مطالب مرتبط: ارزیاب کیست و چه نقشی در کانون ارزیابی دارد؟

 چه نوع فرایند ارزیابی برای ما مناسب تر است؟

روش‌های ارزیابی شایستگی از ساده تا قوی متغیر است. ممکن است تعجب کنید که چرا همیشه از یک رویکرد قوی استفاده نمی شود. به هر حال رویکرد قوی، ارزیابی دقیق تری به ما می دهد. چگونه می توان رویکردهای ساده تر را توجیه کرد. پاسخ به این سوال ساده است، رویکردهای قوی پرهزینه تر هستند زیرا زمان بیشتری را برای فرد مورد ارزیابی و ارزیاب آنها صرف می کنند. این بدان معناست که روش‌های ارزیابی شایستگی، مبادله‌ای بین زمان (هزینه) و استحکام هستند. زمانی که یک ارزیابی طول می‌کشد، تعیین می‌کند که فرد چقدر مایل به مشارکت در فرآیند است و انجام آن در میان گروه بزرگی از افراد در یک محیط سازمان چقدر عملی است. اگر هدف از ارزیابی ارائه گواهینامه به یک فرد باشد، آنها تمایل بیشتری به صرف زمان لازم در یک رویکرد قوی دارند. در حالی که اگر هدف ارزیابی تعیین نیازهای توسعه برای گروه بزرگی از افراد باشد، یک رویکرد ساده تر، نتیجه لازم را با هزینه بسیار کمتر (سرمایه گذاری زمانی) فراهم می کند