ارائه بازخورد در ارزیابی شایستگی‌ها ll

بازخورد یا فیدبک دقیقا چیست؟ ما به طور روزمره این اصطلاح را می‌شنویم، آیا واقعا می‌دانیم که بازخورد چیست و چرا تا این حد مهم است؟ یک بازخورد مؤثر فواید بسیاری دارد. فیدبک شامل اطلاعات ارزش‌مندیست که برای تصمیم‌گیری‌های مهم از آن استفاده می‌شود. ارائه بازخورد (Feedback) بهترین و قدرتمندترین ابزار ممکن برای سنجش وضعیت عملکرد افراد است و با این حال در حال حاضر در محیط های کاری کمترین استفاده را از آن می‌برند. بازخورد به افراد و سازمان کمک می‌کند از وضعیت عملکرد خود و دیگران آگاه شوند. مزیت این آگاهی در این است که به افراد انگیزه و انرژی داده و متعاقبا سبب رضایت و بهره‌وری آنها می‌شود.

اصطلاح «بازخورد» به معنای اطلاعات یا انتقاداتی از اعمال یا رفتار پیشین فرد است که از فردی به فردی یا گروهی دیگر منتقل می‌شود و دریافت‌کننده‌ی فیدبک می‌تواند از آن برای تطبیق و بهبود اعمال یا رفتار فعلی یا آینده خود بهره ببرد. در تعریف عمومی به هر نوع دریافت نظر، انتقاد و پیشنهاد مثبت یا منفی که در نتیجه موجب بهبود اوضاع موجود شودبازخورد یا فیدبک می گویند. هر بازخورد حاوی اطلاعات ارزشمندی است که در تصمیم‌گیری‌‌های مهم از آن‌ها استفاده می‌شود.

اهمیت بازخورد را بسیاری از انسان‌ها جدی نمی‌گیرند. ما در دریای بازخوردها شنا می‌کنیم؛ این بازخوردها نه‌ فقط از سمت کارفرما، همکار یا مشتری به ما می‌رسد که نظرات ناخواسته‌ی خانواده، شریک زندگی، دوستان و اقوام سببی نیز ما را احاطه کرده‌اند. اساساً، بازخورد نقشی حیاتی در توسعه فردی و حرفه‌ای افراد بازی می‌کند.

در کار، عملکرد را بهبود می‌بخشد، استعدادها را شکوفا می‌کند، انتظارات را برآورده می‌سازد، مشکلات را حل می‌کند، ما را به سمت پیشرفت راهنمایی می‌کند و درنهایت خروجی کار را قابل‌قبول می‌نماید. بااین‌وجود، اکثرافراد از دریافت بازخورد بیم دارند و اغلب آن را رد می‌کنند.

مطالب مرتبط: شایسته باش

ناتوانی ارائه دهنده بازخورد واظهار نظرات منفی و خنثی، می‌تواند واکنش‌های احساسی را در گیرنده برانگیزد و روابط ارسال‌کننده و دریافت‌کننده بازخورد را دچار تنش کند. اکثر افراد این‌گونه تصور می‌کنند که دریافت بازخورد، نشانه بی‌اعتبار شدن است یا ممکن است احساس کنند که در حق آنها ظلم شده و دچار ناامیدی شوند. هم‌چنین اغلب «بازخورد» را به‌جای این‌که به‌عنوان سکوی پرتابی برای رشد و توسعه خود بدانند، با عنوان سرزنش تلقی می‌کنند. خبر خوب این است که مهارت‌های لازم برای دریافت بازخورد، قابل یادگیری هستند و ارائه دهندگان بازخورد بخصوص در حوزه ارزیابی شایستگی‌ها باید تلاش کنند این مهارت ها را تا رسیدن به خبرگی فرا گیرند. این مهارت‌ها شامل توانایی شناسایی و مدیریت احساساتی هستند که به‌وسیله بازخوردها برانگیخته‌شده و ارزش‌ها را حتی از انتقادهایی استخراج می‌کند که پایه و اساس ضعیفی دارند. در پژوهش‌های متعدد حوزه‌ی توسعه فردی، از بازخورد با عنوان «کلید یادگیری و توسعه» یاد شده است. فرایند توسعه و ارزیابی هرچقدر هم که باکیفیت باشد، بدون ارائه‌ی بازخورد درست به ارزیابی شونده، ناکافی و ناقص خواهد بود و ما را به اهداف مورد نظر نخواهد رساند. هدف از بازخورد، اصلاح تفکر یا روش عمل به منظور بهبود فرایندها و نتایج توسعه است و ارزیابی شونده از آن می‌تواند به عنوان مبنایی برای تغییر روند توسعه خود استفاده کند. ارزیابی شوندگان از بازخورد ارائه شده توسط ارزیاب جهت انجام اقدامات مناسب برای پر کردن شکاف بین سطح فعلی و سطح مطلوب عملکرد خود استفاده می‌کنند.

بازخورد ما می‌تواند تفاوت مهمی ایجاد کند، البته اگر محترمانه، هوشمندانه و بدون هیچ گونه غرض ورزی انجام شود!

هرچند نمی‌توان الگوی ثابتی برای نحوه‌ی ارائه‌ی بازخورد ارائه داد، اما در مورد برخی ویژگی‌های بازخورد مؤثر و سازنده اتفاق نظر وجود دارد. در اینجا به صورت اجمالی به بیان چند ویژگی بازخورد سازنده در محیط ارزیابی که در پژوهش‌ها بدان‌ها اشاره شده است، می‌پردازیم:

بازخورد را در اسرع وقت ارائه دهید.

هرچه زودتر، بهتر! البته این نکته می‌تواند برای ارزیابی که مسئولیت ارزیابی های پرتعداد را به عهده دارد، دشوار به نظر برسد. در این زمینه استفاده از روش‌هایی همچون «بازخورد همتایان» هم به کمک ارزیاب می‌آید و هم موجب توسعه هر چه بیشتر ارزیابی شوندگان خواهد شد.

اهداف برگزاری جلسه بازخورد را برای ارزیابی شوندگان شفاف سازی کنید.

اهداف شفاف و واضح هم چراغ راه ارزیاب برای حرکت در مسیر صحیح ارزیابی و ارائه‌ی بازخورد خواهد بود و هم به ارزیابی شوندگان کمک خواهد کرد تا بدانند در کجای مسیر هستند و در نهایت قرار است به کجا برسند. تعیین اهداف صریح به ارزیاب و ارزیابی شونده کمک می‌کند تا نسبت به فرایندی که قرار است طی شود، به فهم مشترکی رسیده و دیدگاه‌های یکسانی پیدا کنند. بنابراین از ابتدای مسیر، اهداف را با دقت و به طور قابل فهم و ساده بیان کرده و در ارائه‌ی بازخورد نیز به اهداف ارزیابی و معیارهای موفقیت اشاره کنید.

بازخورد سازنده انگیزه بخش داشته باشید.

فقط خودکار قرمز به دست نگیرید. خود را جای ارزیابی شونده بگذارید. فکر کنید که اگر در طول فرایند ارزیابی و توسعه، ارزیاب فقط به مشکلات و کمبود‌های شما می‌پرداخت چه احساسی داشتید؟ بی‌شک توجه تنها به نکات منفی و کاستی‌ها، ارزیابی شونده را دلسرد کرده و نسبت به توانایی‌های خود بی‌اعتنا خواهد ساخت. ارزیابی شوندگان هنگام دریافت بازخورد علاوه بر نقاط منفی، باید بدانند که چه کاری را به خوبی انجام داده‌اند و از نقاط قوت کارشان نیز مطلع شوند. این کار انگیزه یادگیرنده را نیز تقویت می‌کند.

قبل از ارائه پاسخ، بازخوردِ سازنده و درگیر کننده داشته باشید.

بازخورد چیزی فراتر از نمره و امتیاز است. تحقیقات نشان داده است، اگر همزمان یا قبل از ارائه‌ی بازخورد توصیفی، به ارزیابی شونده پاسخ ارزیابی را بدهید، احتمال زیاد دچار درگیری ذهنی نشده و دیگر به بازخورد توصیفی شما که حاوی اطلاعات بهبود دهنده است، توجه لازم را نشان نمی‌دهند. بنابراین بهتر است قبل از ارائه‌ی نتایج ارزیابی، فرصت فکر و عمل بر اساس توضیحات شما را داشته باشند.

بازخورد توصیفی ارائه دهید.

نحوه‌ی بیان و ارائه‌ی بازخورد، بر نحوه‌ی دریافت آن تاثیر می‌گذارد. بیان جملات کلی مانند؛ خوب است، دقت کن، احسنت، بیشتر تلاش کن و … حاوی اطلاعات سازنده‌ای برای کمک به ارزیابی شونده در جهت بهبود عملکرد نیست. حتی گاهی می‌تواند القاء‌کننده‌ی بی‌توجهی و کم‌اعتنایی ارزیاب نسبت به روند توسعه باشد. سعی کنید با نوشتن توضیحات کامل هرچند مختصر به صورت فعالانه و موثر به ارائه بازخورد بپردازید و از آن‌ها بخواهید برای اصلاح و بهبود در کار خود تجدید‌نظر کنند.

نسبت به خطا و اشتباه تصور منفی نداشته باشیم

در صورت مشاهده‌ی خطا و اشتباه احساسات ناخوشایند ایجاد نکنید. ارزیابی شوندگان باید به این درک برسند که اشتباهات لزوماً منفی و مانع کار نیستند، بلکه اگر در آن‌ها تأمل صورت گیرد، می‌توانند موجب رشد و توسعه شوند.

توازن را در محتوا رعایت کنید

از «تکنیک ساندویچ» استفاده کنید. هم در بازخورد کتبی و هم در بازخورد شفاهی با ارائه‌ی نظرات در‌مورد نقاط قوت خاص شروع کنید. با این روش کار‌هایی که دریافت‌کننده‌ی بازخورد باید به انجامشان ادامه دهد را مشخص می‌کنید. سپس چیز‌هایی که می‌توانند بهبود یابند و راه‌های بهبودشان را بیان کنید و با یک نظر مثبت، فیدبک را به پایان برسانید. این مدل به افزایش اعتماد به نفس و نگه‌داشتن نقاط ضعف در معرض دید کمک می‌کند.

برای مثال به جای «صدایت به اندازه‌ی کافی بلند نبود، به هر حال ارائه خوب پیش رفت» می‌توانید بگویید «ارائه‌ی شما عالی بود. ارتباط چشمی خوبی برقرار کردید و به‌خوبی آماده بودید. شنیدن صدایتان از ته اتاق کمی سخت بود، با کمی تمرین می‌توانید بر این مشکل غلبه کنید. با همین روند به کارتان ادامه دهید!»

حفظ حریم خصوصی در ارائه بازخورد

مطالب مرتبط: ارزیابی شایستگی ها

واکنش به بازخورد

تفاوت‌های فردی ممکن است بر قابلیت پذیرش بازخوردها و اینکه چگونه عملکرد را افزایش و یا کاهش دهد، تاثیر گذار باشد. برای مثال افرادی که تمایل دارند یاد بگیرند که چگونه عملکردشان را بهبود بخشند (یادگیری هدف گرا )، اغلب با روی خوش بازخورد‌های منفی را دریافت می‌کنند و در مقابل افرادی که تنها بر عملکرد متمرکز هستند (عملکرد هدف گرا) در مقابل بازخوردهای منفی مقاومت نشان می‌دهند. افرادی که دارای ویژگی‌های شخصیتی، مسئولیت پذیری، توافق جویی، انعطاف پذیری و خودکارآمدی هستند و ثبات عاطفی دارند، با دریافت بازخورد بیشتر بر انگیخته می‌شوند و پاسخ مثبتی نشان می‌دهند؛ اما شخصیت‌های اضطرابی با منبع کنترل بیرونی، کمتر تحت تاثیر بازخوردها قرار می گیرند. از آنجایی که ممکن است بازخوردها با واکنش های منفی از سوی ارزیابی شوندگان همراه باشد، لازم است که ارائه دهندگان بازخورد، همواره در مقابل این واکنش‌های دفاعی، آمادگی لازم را داشته باشند. بازخورد دهندگان باید متوجه باشند که هر گونه تغییر به مرور و آهستگی رخ می‌دهد و نباید انتظار داشته باشند که با ارائه بازخورد، عملکردها به سرعت بهبود یابند. برای اینکه بازخورد موثرتر عمل کند، پیش از هر چیز بازخورد دهندگان باید ارزیابی شوندگان را متقاعد کنند که تغییر برای پیشرفت کار ضرروی است تا بتوانند با ارائه بازخوردهای منظم و حساب شده، رفتار آنها را در جهت بهبود هدایت کنند.

عنصر حیاتی در فرایند ارزیابی شایستگی‌ها ارائه بازخورد است و ضعف در انجام آن کل فرایند را عبس و بدون نتیجه خواهد نمود. خروجی فرایند ارزیابی شایستگی‌ها ارائه بازخورد است و در صورتی که این مرحله به درستی انجام نشود تمام مراحل قبل بدون نتیجه بوده و ماحصل کار، آن چیزی نخواهد بود که فرایند به خاطر آن برگزار شده است. ما با برگزاری فرایند ارزیابی شایستگی ها به دنبال آن هستیم که بدانیم که آیا ارزیابی شونده وشاخص های رفتاری او متناسب با مدل شایستگی‌ها و جایگاه مد نظر هست یا خیر؟ و مهمتر اینکه فرد چه کمبود ها و نقاط قوتی در جهت رسیدن به نقطه ایده آل برای کسب جایگاه مورد نظر خواهد داشت؟ آیا ارزیابی شونده با توسعه و تلاش در جهت بهبود قادر به کسب شایستگی برای جایگاه مد نظر خواهد بود؟ پاسخ تمامی این سوالات در بازخوردی نهفته است که فرد ارائه دهنده می‌بایست با مهارت کافی آن را به صورت شفاف و با توضیحات کامل به فرد، سازمان و مدیریت ارشد سازمان ارائه دهد. 

محور اصلی گزارش بازخورد، نتایج ارزیابی با استدلال، متقاعدسازی، قانع کردن و… برای پذیرش آن از سوی ارزیابی شونده و سازمان مربوطه است. به این ترتیب دانش و مهارت تیم ارزیابی در تهیه این گزارش بسیار مهم و از جمله عوامل موفقیت هر ارزیابی خواهد بود.

نکته قابل توجه این است که بعضی از مدیران سازمان توصیه می‌کنند از ارائه نتایج ارزیابی به فرد ارزیابی شونده خودداری نموده و آن را محرمانه نگهدارند. آنان از این موضوع غافل هستند که آگاهی حق مسلم ارزیابی شونده است. در چنین وضعیتی نه تنها ارزیابی شونده در ورطه ناآگاهی از عملکرد خود رها می‌شود، بلکه ارزیاب و تیم ارزیابی به رسالت خود بی‌اعتنا خواهد ماند. باید توجه داشت که یکی از اهداف اصلی ارزیابی شایستگی‌ها، توسعه فردی ارزیابی شوندگان است. در همین راستا هدف گزارش بازخوردر مرحله اول ارائه شناخت به ارزیابی شونده درباره عملکرد وی به تفکیک هریک از شایستگی‌های ارزیابی شده برای شناخت نقاط قوت و نقاط قابل بهبود وی برای برخوردار شدن از نقشه‌ای برای توسعه فردی و در ادامه ارائه نتایج به سازمان خواهد بود.

مالک نتایج ارزیابی

در کانون‌های ارزیابی نتایج ارزیابی متعلق به افراد زیر است:

  ارزیابی شونده

 ارزیابی شونده مخاطب و مالک اصلی بازخورد است. همانطور که گفتیم نخستین هدف ارزیابی شایستگی‌ها این است که گزارش بازخورد مستقیماً به وی ارائه گردد.

سازمان معرفی کننده

 سازمان معرفی کننده ارزیابی شونده، دومین مالک و گیرنده بازخورد است تا از نتایج ارزیابی فرد ارزیابی شونده برای انتخاب، انتصاب، توسعه و …. استفاده کند. در این وضعیت تیم ارزیابی گزارش بازخورد را تدوین و به صورت محرمانه و مستقیماً برای سازمان مذکور ارائه و یا ارسال می‌کند.

  تیم ارزیابی

 تمامی مستندات ارزیابی و نیز گزارش بازخورد به صورت محرمانه در آرشیو نزد تیم ارزیابی نگهداری می‌شود این گروه میتواند کانون ارزیابی باشد و یا تیم مصاحبه کننده در جذب و استخدام ویا … . تنها مدیر تیم به آن دسترسی دارد. در واقع ارزیاب راز دارشرکت کنندگان و امانت‌دار مستندات و نتایج ارزیابی است.

انواع گزارش براساس شیوه ارائه

گزارش بازخورد از این نظر که با کدام روش ارتباطی به فرد یا سازمان ارائه شود، به سه شیوه تهیه و ارائه می شود:

1- بازخورد کتبی:

در این روش، گزارش بازخورد به صورت مکتوب و در قالبی تحلیلی وضعیت شایستگی‌ها، قابلیت‌ها و ویژگی‌های شخصیتی ارزیابی شونده را توصیف و ارائه می‌کند.

انواع بازخورد کتبی براساس نوع هدف

تیم ارزیابی گزارش بازخورد را برای هریک از ذینفعان، براساس نیازهای آن‌ها تدوین و ارائه می‌دهند. با این وصف، گزارش بازخورد براساس اینکه بهره‌بردار آن فرد یا سازمان باشد، به سه نوع زیر تقسیم می‌شود:

گزارش بازخورد برای فرد:

گزارش برای فرد ارزیابی‌ شوند تهیه و ارائه می‌شود. در بازخورد کتبی فردی، سطح برخورداری ارزیابی شونده از شایستگی‌ها و قابلیت‌های ارزیابی شده و طیف نتایج آن شامل مطلوب، نیاز به توسعه و سرانجام ضعیف مشخص وارائه می‌شود.

اجزا و عناصر گزارش بازخورد کتبی فردی

اگرچه اطلاعاتی که باید در گزارش فردی تبیین شود به اشکال مختلف بیان می‌گردد، ولی در هر صورت اجزا و عناصر یک گزارش مناسب باید شامل موارد ذیل باشد:

مشخصات فردی شامل نام و نام خانوادگی، سازمان یا محل خدمت، پست یا سمت سازمانی، رشته و مقطع تحصیلی، جنسیت، سال تولد، سابقه خدمت، تاریخ ارزیابی

تشکر از حضور فرد در کانون ارزیابی

هدف کانون ارزیابی، کاربرد و نتایج فعالیت‌های آن

معرفی اجمالی از ابزارهای استفاده شده برای ارزیابی فرد

مقیاس‌های ارزیابی و سطح‌بندی امتیازهای بکار رفته درتعیین نتیجه ارزیابی

معرفی مدل شایستگی مصادق فتاری

امتیازات کسب شده توسط فرد به تفکیک شایستگی‌ها

سطح شایستگی‌های فرد شامل مطلوب، نیاز به توسعه، و یا ضعیف

تحلیلی کوتاه بر ویژگی‌های شخصیتی فرد

گزارش بازخورد برای سازمان:

این دسته از گزارش‌های کتبی برای پاسخگویی به نیاز سازمان معرفی کننده ارزیابی شونده تهیه و ارائه می‌شود که عموماً در قالب جدول و نمودار ارائه می‌گردد.

گزارش بازخورد برای مدیران:

این گزارش برای بالاترین مقام سازمان متبوع فرد ارزیابی شونده تهیه و ارائه می‌گردد. البته نکته قابل توجه این است که گاهی این گزارش و گزارش بازخورد برای سازمان درهم ادغام و یکجا ارائه می‌شود.

انواع گزارش کتبی براساس نحوه تدوین

گزارش‌های بازخورد براساس میزان اطلاعات و داده‌هایی که به بهره‌بردار می‌دهد، می‌تواند مختصر، مفصل و یا طولانی باشد. از این حیث بازخورد کتبی به سه روش زیر تدوین و ارائه می‌گردد:

گزارش‌های خیلی کوتاه: 

در این گزارش‌های مختصر، معمولا تنها به امتیازات مکتسبه فرد به تفکیک شایستگی‌ها و قابلیت‌ها، نقاط بهبود، الگوی شخصیتی وی در قالب جدید اکتفا می‌شود. این گزارش برای سازمان معرفی کننده فرد ارزیابی‌شونده تهیه و توصیه‌های کانون برای توسعه، ارتقاء مسیر شغلی مناسب و… ارائه می‌گردد.

گزارش‌های کوتاه:

 در این گزارش‌ها معمولا امتیازات مکتسبه فرد به تفکیک شایستگی‌ها و قابلیت‌ها، سطح شایستگی‌های فرد، نقاط بهبود و راهکارهای توسعه و توانمندسازی و بالاخره ویژگی‌های شخصیتی فرد بیان می‌شود. این گزارش برای بالاترین مدیر سازمان و در حدود یک تا دوصفحه ارائه می‌گردد.

گزارش‌های بلند و مفصل:

 این بازخورد برای فرد ارزیابی شونده در قالب چند صفحه تهیه و ارائه می‌گردد.

البته باید توجه کرد ماهیت گزارش بازخورد به هدف ارزیابی بستگی دارد. اگر ارزیابی به منظور استخدام بیرونی اجرا شده باشد، بازخورد در مقایسه با ضرورت پاسخ آری/نه، در درجه دوم اهمیت قرار دارد و هر گونه گزارشی مختصر و کوتاه خواهد بود.

از سوی دیگر در ارزیابی هایی که بیشتر جنبه توسعه‌ای دارد، به بازخوردی دقیق‌تر و جزئی‌تری نیاز داریم که در واقع خروجی اصلی  ارزیابی است و معمولا در قالب سه گزارش فردی، سازمانی و مدیریتی به افراد شرکت کننده در کانون و نیز به سازمان ارائه می‌شود.

2- بازخورد شفاهی (چهره به چهره)

براساس سیاست ها در ارزیابی و یا در صورت درخواست ارزیابی شونده، مدیرارزیابی یا نماینده تیم ارزیابی موظف است نسبت به ارائه گزارش بازخورد بصورت چهره به چهره و در قالب شفاهی اقدام نماید. در گزارش شفاهی نکات ذیل باید بطور جدی مورد توجه مدیرارزیابی قرار گیرد:

– ارائه دهنده باید با مراجعه به مستندات ارزیابی، مذاکرات و توصیه‌های ارزیابان (جلسه واش آپ) و در صورت نیاز فرم‌های ثبت مشاهده رفتار و…. مستندات لازم را برای توصیف وضعیت و نتایج ارزیابی در اختیار داشته باشد.

– بازخورد ارزیابی معمولا باید تا زمانی که ارزیابی شونده متقاعد شود به درازا بیانجامد. مدت زمان مناسب برای این گزارش بین یک تا سه ساعت است. 

– بازخورد شفاهی در جلسه‌ای با حضور ارائه دهنده و فرد ارزیابی شونده برگزار می‌گردد. بنابراین حضور فرد دیگر در این جلسه نیاز نیست حتی اگر ارزیابی شونده در خواست کرده باشد. 

– جلسه بازخورد شفاهی به سطح بالایی از ارتباط و تعامل ارائه دهنده نیاز دارد. جلب اعتماد ارزیابی شونده در این مرحله بسیار حائز اهمیت است، لذا ارائه دهنده باید مهارت‌های ارتباطی خود را تقویت نماید.

– در جلسه بازخورد شفاهی ارائه دهنده باید صبور و بردبار باشد. بقول معروف در مقابل اعتراض و خشم احتمالی ارزیابی شونده از کوره در نرود. 

– ارائه دهنده باید فردی مثبت‌نگر، صمیمی و در عین حال رک و صریح باشد و صحبت‌های امیدوار کننده برای توسعه و ارتقاء سطح امید به آینده فرد بیان کند.

 3- بازخورد تلفنی

یکی دیگر از روش های مرسوم ارائه بازخورد، بازخورد تلفنی است که در این روش نماینده تیم ارزیابی با عنوان ارائه دهنده برای توجیح ارزیابی شونده و یا سازمان مربوطه از گزارش کتبی ارائه شده دفاع خواهد نمود.

به مدیران ارزیابی توصیه می‌شود که هرگز به دام بازخورد تلفنی نیفتند. زیرا:

–  در مکالمات تلفنی نمی‌توان گزارش کامل به ارزیابی شونده ارائه داد، به نحوی که کاملا قانع و توجیه شود.

–  گاهی به دلیل تعجیل و تسریع در ارائه برای ارزیابی شونده چالش‌هایی ایجاد می‌شود که مشکلات عدیده‌ای برای تیم ارزیابی ببار می‌آورد.

– مواردی دیده شده که در تماس تلفنی فرد ناشناس خود را به جای فرد ارزیابی شونده جا زده و نتایج ارزیابی را طلب می‌کند. اگر ارائه دهنده فردی کم تجربه باشد و نتیجه را در اختیار وی قراردهد، وی موفق می‌شود که بهره‌برداری نامطلوبی را به‌عمل آورده و فرد ارزیابی شونده را با مخاطرات جدی مواجه نماید. ضمن اینکه موجب بی‌اعتباری ارزیابی می‌گردد.

مطالب مرتبط: کانون ارزیابی و توسعه شایستگی ها

وظیفه تهیه گزارش بر عهده کیست؟

تهیه گزارش بازخورد می تواند توسط مدیر تیم ارزیابی یا ارزیاب انجام شود. نگارش گزارش از سوی هر کدام از آن‌ها مزایا و معایبی خواهد داشت. اغلب انتظار می‌رود که مدیر تیم گزارش نهایی را تهیه نماید و مزیت آن این است که مدیران تیم ارزیابی به دلیل تجربه بالا عموماً در این موضوع خبره هستند، جلسات واش آپ را راهبری کرده و با تمام جزئیات لازم آشنا هستند پس قطعاً گزاش، منسجم بوده و کیفیت بالایی خواهد داشت. معایب این کار در این است که با توجه به حضور تعداد زیاد افراد زمان زیادی را از یک نفر برای نوشتن تمام گزارش‌ها گرفته میشود که این امر موجب طولانی شدن زمان نگارش خواهد شد. 

ممکن است وظیفه نگارش گزارش مرکز به عهده ارزیاب گذاشته شود. مزیت این روش، تقسیم حجم کار و کاهش زمان تدوین گزارش‌ است. ارزیاب به دلیل آگاهی از جزئیات جلسه جمع‌بندی و نیز مشاهده رفتار شرکت کنندگان گزینه مناسبی برای نوشتن گزارش‌ها محسوب می شود. مهم‌ترین عیب نگارش گزارش توسط ارزیابان، ضرورت تعهد بیشتر آن‌هاست. چون کارهای جاری ارزیاب باعث تاخیر در نوشتن شده و توانایی آن‌ها را برای جمع‌آوری جزئیات مخدوش می‌کند.

از طرفی در سال های اخیرتهیه گزارش کتبی ارزیابی دربسیاری از کانون های پیشرو به صورت سیستمی و اتوماتیک انجام پذیرفته و امتیازات ارزیابان به صورت کاملاً حرفه ای و جامع توسط سامانه های کامپیوتری انجام میپذیرد که علی رغم سرعت بالا از دقت بسیار بالای برخوردار می باشد و تنها ارائه حضوری آن بر عهده نماینده تیم ارزیابی خواهد بود. 

 سخن پایانی

چنانچه یک ارزیابی بدون ارائه گزارش‌های مختلف کتبی و شفاهی به مدیر مربوطه و شرکت کنندگان عملیاتی شود، اعتماد و اعتقاد کارکنان نسبت به اجرای آن به شدت کاهش می‌یابد. بنابراین هر یک از ذی نفعان کلیدی مراکز ارزیابی شامل مدیریت ارشد، سهامداران، شرکت کننده، واحد مدیریت منابع انسانی و سرپرست مربوطه هستند که هر یک بر اساس نیاز ذاتی که دارند از نتایج مرکز بهره مند می‌گردند. 

منبع: کتاب مصاحبه گر حرفه ای